Passos
Si tens intenció de realitzar una estada de mobilitat, has de seguir els següents passos:
- Revisa les convocatòries dels programes de mobilitat. Les convocatòries ordinàries de mobilitat de la Universitat de Barcelona s’obren una vegada a l’any (normalment a principis de novembre). Tot i que hi ha algunes convocatòries que s’obren més vegades durant el curs. Per això, et recomanem que consultis la pàgina web de l’OMPI, on es publiquen totes les convocatòries: http://www.ub.edu/uri/estudiantsUB/estUB.htm
- Selecciona el programa d’intercanvi que prefereixes. A la pàgina de cada programa (vegeu l’enllaç de dalt), trobareu les característiques de cada un, així com la seva convocatòria.
- Cerca les universitats amb acords en vigor. Fes servir el cercador de places clicant a “Oferta acadèmica i formulari de sol·licitud” i consulta els requisits de cada destí (llengua, número de places...etc).
- Fes la sol·licitud online a través de l’aplicatiu SOP.
- Imprimeix la sol·licitud, signa-la i adjunta la documentació en paper establerta a la convocatòria. Recorda que, perquè la teva sol·licitud tingui validesa, hauràs de lliurar físicament els documents a qualsevol oficina de registre de la UB: http://www.ub.edu/registre/ca/horari.html.
- Procés de revisió de les sol·licituds i reclamació de documentació. Un cop lliurada la sol·licitud, l’Oficina de Relacions Internacionals (ORI) de la Facultat revisarà la teva documentació. Si cal, es posarà en contacte amb tu perquè aportis la documentació que manqui dins el període oficial establert per a reclamació de documentació (especificat a la convocatòria).
- Resolució de la convocatòria. La resolució de la convocatòria sortirà publicada a la pàgina web de l’OMPI i seràs informat sobre aquesta. També, hauràs d’entrar al SOP per acceptar o no la teva plaça.
Recorda que durant aquest procés l’Oficina de Relacions Internacionals (ORI) està a la teva disposició per resoldre qualsevol dubte.
Quan et confirmin que t’han concedit la plaça del programa de mobilitat que havies sol·licitat, l’hauràs d’acceptar o renunciar a ella dins del període establert segons la convocatòria. Per fer-ho, has d’entrar al SOP, marcar la teva decisió, imprimir la carta d’acceptació o renúncia, segons el cas, i lliurar-ne dues còpies signades a l’ORI dins els terminis oficials.
Si no estàs conforme amb la plaça de mobilitat que t’han concedit, comunica’t amb l’ORI a fi d’estudiar una possible reassignació entre les places lliures dins el període oficialment establert per a la reassignació.
Nominació de la teva candidatura:
A la pàgina web de l’OMPI es publicarà la resolució final de les places dels programes de mobilitat. Tenir una plaça de mobilitat concedida per la UB no vol dir que la universitat estrangera t’accepti de manera immediata. Per tant, l’ORI nomina els alumnes seleccionats per a cada universitat estrangera, és a dir, notifica a les universitats estrangeres la selecció d’alumnes. Com a resposta, la universitat estrangera es comunica amb els estudiants per informar-los del procediment per ser-hi acceptat formalment.
Si no reps cap resposta de la universitat estrangera et recomanem que t’adrecis a l’ORI.
Tràmit a la universitat estrangera:
És molt important que facis la sol·licitud com a alumne d’intercanvi correctament i dins dels terminis establerts per cada universitat. No enviar una sol·licitud puntualment o fer-ho amb la documentació requerida incompleta pot comportar que la rebutgin. És responsabilitat de l’alumne completar la informació requerida per cada universitat estrangera.
Certificació confirmant que has estat seleccionat com a estudiant d’intercanvi:
Aquest document el pots descarregar des de l’espai personal de l’aplicació SOP «credencial de l’estudiant». Pot ser útil a l’hora de demanar beques complementàries, per adjuntar-la a la sol·licitud de la universitat estrangera, gestionar una assegurança mèdica o obtenir un visat d’estudis.
Tràmits acadèmics abans de marxar:
Abans de marxar a la universitat estrangera t’has d’haver matriculat a la facultat com a estudiant d’intercanvi. També has de tenir aprovat i signat el «document d’equivalència acadèmica» i «Learning Agreement». El Learning Agreement (LA) ha d’estar signat per l’estudiant i signat i segellat per les dues universitats.
Matrícula de mobilitat:
- Has d’estar matriculat com a estudiant d’intercanvi abans d’iniciar l’estada.
- La matrícula és presencial a la Secretaria d’Estudiants i Docència de la Facultat de Geografia i Història.
- S’informa del calendari i el procediment als alumnes interessats mitjançant correu electrònic.
- No et podràs matricular com a estudiant d’intercanvi si no tens el pla d’estudis aprovat (DEA i LA).
Conveni de subvenció:
En el contracte Erasmus es defineixen les ajudes econòmiques que rebràs per a l’intercanvi i les modalitats de pagament. És important que abans de marxar imprimeixis dues còpies originals del document, les signis i les lliuris a l’Oficina de Mobilitat i Programes Internacionals (OMPI) o a l’ORI.
Altres temes a tenir en compte:
- Cursos d’Idiomes: És important tenir coneixements suficients de la llengua del país d’acollida per poder aprofitar al màxim l’estada. Consulta els cursos de l’escola d’Idiomes Moderns de la UB (EIM) i els cursos disponibles a la universitat d’acollida.
- Visats: Es recomana especialment per a estades fora de la Unió Europea. Informa’t a l’ambaixada o consolat corresponent si cal gestionar un visat d’estudiant abans de marxar. També és recomanable que en arribar al país, preguntis a la universitat de destí quins tràmits legals has de realitzar.
- Carnets Internacionals: Ofereixen un seguit de descomptes a l’hora de comprar bitllets d’avió, autobús o tren, entrades a museus, etc.
- Vacunació: si viatges fora d’Europa, et recomanem que consultis si cal vacunar-se abans d’anar-hi.
En arribar a la universitat de destinació busca l’oficina de relacions internacionals i fes els tràmits següents:
- Certificat d’arribada. El document l’has de descarregar des del SOP. Recorda que ha de tenir la signatura i el segell de la universitat estrangera. Un cop emplenat, envia’l escanejat (pdf) per correu electrònic a l’ORI.
- Modificació del Learning Agreement. Si has de fer canvis en el LA previ que et van signar abans d’iniciar l’estada, tindràs fins a 7 setmanes des de la data que marca el certificat d’arribada per a poder-los fer. Els canvis els hauràs de fer des del SOP i hauràs d’enviar el LA modificat i el nou DEA (tots dos documents han de tenir la mateixa Informació) per correu electrònic (format pdf) a l’ORI. El DEA ho hauràs d’enviar prèviament al cap d’estudis perquè t’ho signi.
Un cop formalitzada la teva arribada, ja podràs iniciar l’estada acadèmica. Consulta a la teva universitat d’acollida el procés a seguir per al registre final d’assignatures. Recorda que qualsevol canvi en el pla d’estudis l’ha d’aprovar la UB.
Ampliació de l’estada:
Si la teva estada només és per al primer semestre i vols ampliar-la i fer el curs sencer, has de seguir els passos següents:
- Cap al novembre, informa a l’ORI de la teva voluntat d’ampliar l’estada. L’ORI comprovarà si hi ha places disponibles abans de sol·licitar l’ampliació. (En el cas de ser una mobilitat a través dels Global UB Mobility, has de posar-te en contacte amb l’OMPI i ells t’informaran del procediment a seguir).
- Si l’ORI et contesta afirmativament, emplena el document d’ampliació d’estada i fes-lo signar i segellar per l’ORI de la universitat estrangera. Un cop ho tinguis, ens ho hauràs de fer arribar (cap al desembre).
- Emplena el Learning Agreement i el document d’equivalència acadèmica per a les assignatures del nou semestre; fes-ho des del SOP. Als documents, per tant, hi han de constar les assignatures que cursaràs al llarg de tot el curs acadèmic. Un cop ho tinguis, ens ho has d’enviar a l’ORI (el DEA l’has d’enviar prèviament al cap d’estudis perquè t’ho signi).
Si la teva sol·licitud és acceptada, rebràs un correu electrònic amb la confirmació (l’ampliació de l’estada acadèmica no implica una ampliació de l’ajuda econòmica). Un cop s’aprovi el teu nou pla d’estudis, l’ORI t’enviarà un comunicat per correu electrònic.
Amb el nou pla d’estudis aprovat, hauràs de fer les modificacions oportunes en la teva matrícula a la UB. Per ampliar informació sobre la modificació de matrícula, posa’t en contacte amb la persona responsable d’alumnes de mobilitat de la Secretaria de la Facultat.
Quan s’hagi acabat l’estada, hauràs de lliurar una sèrie de documents necessaris per a finalitzar la teva mobilitat: certificat d’estada original descarregat del SOP (entregat en mà o per correu postal a l’ORI o OMPI) i esmena del contracte de subvenció (si escau). Aquest documents els trobaràs al SOP. També hauràs de completar altres passos al SOP (depenent del tipus de mobilitat) amb l’objectiu de finalitzar la teva estada (test OLS, informe final de l’estudiant...).Si tens qualsevol dubte, posa’t en contacte amb l’ORI.
