Pasos

Cuando te confirmen que te han concedido la plaza del programa de movilidad que habías solicitado, tendrás que aceptarla o renunciar a ella dentro del período establecido según la convocatoria. Para hacerlo, tienes que entrar en el SOP, marcar tu decisión, imprimir la carta de aceptación o renuncia, según el caso, y entregar en la ORI,  dentro de los plazos oficiales, dos copias firmadas.

Si no estás conforme con la plaza de movilidad que te han concedido, comunícate con la ORI con el fin de estudiar una posible reasignación entre las plazas libres dentro del plazo oficialmente establecido para la reasignación.

Nominación de tu candidatura: 

En la página web de la OMPI se publicará la resolución final de las plazas de los programas de movilidad. Tener una plaza de movilidad concedida por la UB no significa que la universidad extranjera te acepte de forma inmediata. Por lo tanto, la ORI nomina a los estudiantes seleccionados para cada universidad extranjera, es decir, notifica a las universidades extranjeras la selección de alumnos. Como respuesta, la universidad extranjera se comunica con los estudiantes para informarles del procedimiento para ser aceptados formalmente.

Si no recibes ninguna respuesta de la universidad extranjera te recomendamos que te dirijas a la ORI.

Trámite en la universidad extranjera:

Es muy importante que hagas la solicitud como alumno de intercambio correctamente y dentro de los plazos establecidos por cada universidad. No enviar una solicitud dentro de plazo o hacerlo con la documentación requerida incompleta puede comportar su rechazo. Es responsabilidad del alumno completar la información requerida por cada universidad extranjera.

Certificación confirmando que se ha estado seleccionado como estudiante de intercambio:

Este documento se puede descargar desde el espacio personal de la aplicación SOP “Credencial de l’estudiant”. Puede ser útil en el momento de pedir becas complementarias, para adjuntarla a la solicitud de la universidad extranjera, gestionar el seguro médico u obtener un visado de estudios.

Tramites académicos antes de irse

Antes de ir a la universidad extranjera te tienes de haber matriculado en la facultad como estudiante de intercambio. También has de tener aprobado y signado el «documento de equivalencia académica» y «Learning Agreement». El Learning Agreement (LA) ha de estar firmado por el estudiante y firmado y sellado por las dos universidades.

Matrícula de movilidad:

• Tienes que estar matriculado como estudiante de intercambio antes de iniciar la estancia.
• La matrícula es presencial en la Secretaría de Estudiantes y Docencia de la Facultad de Geografía e Historia.
• Se informa del calendario y del procedimiento a los alumnos interesados mediante correo electrónico.
• No se podrá matricular como estudiante de intercambio si no se tiene el plan de estudios aprobado (DEA y LA). 

Convenio de subvención:

En el contrato de Erasmus se definen las ayudas económicas que recibirás para el intercambio y las modalidades de pago. Es importante que antes de irte imprimas dos copias originales del documento, las firmes y entregues en la Oficina de Movilidad y Programas Internacionales (OMPI) o en la ORI.

Otros temas a tener en cuenta:

• Cursos de Idiomas: es importante tener conocimientos suficientes de la lengua del país de acogida para poder aprovechar al máximo la estancia. Consulta los cursos de la Escuela de Idiomas Modernos de la UB (EIM) y los cursos disponibles en la universidad de acogida.
• Visados: Se recomienda especialmente para estancias fuera de la Unión Europea. Infórmate en la embajada o consulado correspondiente si es necesario gestionar algún visado de estudiante antes de partir. También es recomendable que al llegar al país preguntes en la universidad de destino qué trámites legales has de realizar.
• Carnets Internacionales: Ofrecen un conjunto de descuentos a la hora de comprar billetes de avión, autobús o tren, entradas de museos…
• Vacunación: si viajas fuera de Europa, te recomendamos que consultes si es necesario vacunarse antes de ir.

Al llegar a la universidad de destino busca la oficina de relaciones internacionales y haz los trámites siguientes:

1. Certificado de llegada. El documento lo tienes que descargar desde el SOP. Recuerda que ha de tener la firma y el sello de la universidad extranjera. Una vez rellenado, envíalo escaneado (pdf) por correo electrónico al ORI.
2. Modificación de Learning Agreement. Si tienes que hacer cambios en el LA firmado antes de iniciar la estancia, tendrás hasta 7 semanas desde la fecha que marca el certificado de llegada para poder hacerlos. Los cambios los tendrás que hacer desde el SOP, y tendrás que enviar el LA modificado y el nuevo DEA (ambos documentos han de tener la misma información) por correo electrónico (pdf) a la ORI. El DEA lo tendrás que enviar previamente al jefe de estudios para ser firmado.

Una vez formalizada tu llegada, ya podrás iniciar la estancia académica. Consulta a tu universidad de acogida el proceso a seguir para el registro final de asignaturas. Recuerda que cualquier cambio en el plan de estudios lo tiene que aprobar la UB.

Ampliación de la estancia:

Si tu estancia sólo es el primer semestre y deseas ampliarla y hacer el curso entero, has de seguir los siguientes pasos:

• Hacia noviembre, informa a la ORI de la voluntad de ampliar la estancia. La ORI comprobará si hay plazas disponibles antes de solicitar la ampliación. (En el caso de ser una movilidad mediante convenios generales, has de ponerte en contacto con la OMPI, y ellos te informarán de los procedimientos a seguir).
• Si la ORI te contesta favorablemente, rellena el documento de ampliación de estancia y hazlo firmar y sellar por la ORI de la universidad extranjera. Una vez lo tengas, nos lo tendrás que hacer llegar (aproximadamente en diciembre).
• Rellena el Learning Agreement y el documento de equivalencia académica para las asignaturas del nuevo semestre. Hazlo des del SOP. En los documentos, por tanto, han de constar las asignaturas que cursarás a lo largo de todo el curso académico. Una vez lo tengas, nos lo has de enviar a la ORI (el DEA lo has de enviar previamente al jefe de estudios para ser firmado).

Si tu solicitud es aceptada, recibirás un correo electrónico con la confirmación (la ampliación de la estancia académica no implica una ampliación de la ayuda económica). Una vez aprobado el nuevo plan de estudios, la ORI te enviará un comunicado por correo electrónico.

Con el nuevo plan de estudios aprobado, tendrás que hacer las modificaciones oportunas en tu matrícula de la UB. Para ampliar información sobre la modificación de matrícula, ponte en contacto con la persona responsable de alumnos de movilidad en la Secretaría de la Facultad.

Cuando hayas terminado la estancia, tendrás que entregar una serie de documentos necesarios para finalizar tu movilidad: certificado de estancia original descargado del SOP (entregado presencialmente o por correo postal en la ORI o OMPI) y enmienda del contrato de subvención (si es el caso). Estos documentos los encontrarás en el SOP. También tendrás que completar otros pasos en el SOP (dependiendo de la tipología de movilidad) con el objetivo de finalizar tu estancia (test OLS, informe final del estudiante…). Si tienes cualquier duda, ponte en contacto con la ORI.