Oficina d'assistència en matèria de registres

La creació de l’OAMR respon al compliment de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques; de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, i del Decret 76/2020, de 4 d’agost, d’administració digital.

En base a les legislacions vigents, es desplega el Reglament del Registre General de la Universitat de Barcelona aprovat pel Consell de Govern el 14 de juliol de 2021, on s'estableixen les següents funcions:

a) Donar assistència en l’ús de mitjans electrònics, per mitjà de funcionaris habilitats, a les persones interessades no incloses en els apartats 2 i 3 de l’article 14 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre (no obligades a relacionar-se electrònicament amb la Universitat) que així ho sol·licitin, especialment en allò referent a la identificació o signatura electrònica, la presentació de sol·licituds i l’obtenció de còpies autèntiques.

b) Identificar o signar electrònicament documents en nom de persones no obligades a relacionar-se electrònicament amb la UB i que no disposin dels mitjans electrònics necessaris. En aquest cas, cal que la persona interessada s’identifiqui davant el funcionari i presti el seu consentiment exprés per fer aquesta actuació. D’això n’ha de quedar constància per als casos de discrepància o litigi. Aquesta funció només la pot exercir un funcionari habilitat.

c) Rebre i, quan sigui necessari, digitalitzar els documents de persones no obligades a relacionar-se electrònicament amb la UB, mitjançant un sistema de digitalització segura, per tal d’incorporar-los a l’expedient administratiu corresponent. En aquests supòsits, els documents originals s’han de retornar a les persones interessades, sens perjudici d’aquelles excepcions que la llei determini.

d) Expedir còpies autèntiques de documents públics administratius o privats presentats pels ciutadans per al seu registre per mitjà de funcionaris habilitats.

e) Verificar la identitat de les persones interessades en el procediment comprovant-ne el nom i cognoms, denominació o raó social. Aquesta comprovació habitualment es fa mitjançant el document nacional d’identitat o document identificador equivalent. En el supòsit que no es tracti de la persona interessada, s’ha d’escanejar el document d’identitat o document identificador equivalent i s’ha de remetre, juntament amb la resta de documentació, a la unitat responsable de tramitar-la.

f) Notificar la compareixença espontània de la persona interessada (o la del seu representant) a l’OAMR, quan ho sol·liciti.

g) Rebre i gestionar les sol·licituds, els escrits i les comunicacions d’entrada i sortida que facin referència a tràmits i procediments competència de la UB que es rebin o s’enviïn via EACAT, per mitjà del SIR o del MUX, o per qualsevol altre sistema de tramitació interadministrativa. En aquest cas, un cop finalitzat el tràmit de registre, els escrits i comunicacions rebuts per aquesta via s’han de trametre a la unitat destinatària corresponent amb la màxima diligència.

h) Gestionar, mantenir i distribuir els assentaments fets a través del registre electrònic (instància genèrica). Les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que es rebin per aquesta via s’han de trametre a la unitat destinatària corresponent amb la màxima diligència.

i) Expedir certificats digitals.

j) Modificar o anul·lar els assentaments erronis.

k) Generar i custodiar el llibre oficial de registre d’entrada i sortida de la UB i, anualment, remetre’l a l’arxiu electrònic de la UB per preservar-lo.

l) Tramitar l’apoderament presencial apud acta, en els termes previstos a l’article 6 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.

m) Representar les persones interessades obligades a relacionar-se electrònicament amb la UB, prèvia acreditació mitjançant l’apoderament apud acta efectuat per compareixença personal a l’OAMR o compareixença electrònica a la seu electrònica de la UB, i exclusivament per als tràmits electrònics publicats a la seu electrònica de la UB que indiquin explícitament que es poden fer amb aquesta representació.

n) Actuar com a oficina prevista a l’article 16.4d de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, gestionant les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que no facin referència a tràmits i procediments competència de la UB i que s’adrecin a qualsevol dels subjectes recollits a l’article 2.1 d’aquesta llei, sempre sota cita prèvia sol·licitada per la persona interessada.

Reglament del Registre General de la Universitat de Barcelona [PDF]