102 metres lineals de documentació destruïts certificadament de manera segura

Entre el 19 de febrer i el 7 d’abril es va dur a terme, per primera vegada, una campanya adreçada al personal docent i investigador (PDI) de la Universitat de Barcelona (UB) per recollir i eliminar certificadament exàmens. Amb l’objectiu de donar a conèixer el servei d’eliminació certificada, durant sis setmanes s’ha coordinat la recollida d’aquesta documentació en els espais que les administracions de cada facultat havien determinat. Posteriorment, s’han traslladat les capses als arxius intermedis corresponents, que s’han encarregat de revisar la transferència i registrar-ne l’eliminació abans que les destrueixi certificadament el proveïdor del servei que té contractat l’Oficina de l’Arxiu Històric i Patrimoni Documental (OAHPD).

Els arxius intermedis han registrat l’eliminació d’un total de 102 metres lineals (m/l) de documentació (vegeu el gràfic 1), un 73 % dels quals procedeix de les facultats que coordina l’Arxiu Intermedi (AI) de Diagonal Sud, i les facultats de Biologia (amb 28,2 m/l) i Farmàcia i Ciències de l’Alimentació (amb 23,8 m/l) són les que han eliminat més volum d’exàmens.

Gràfic 1. Font: elaboració pròpia.

Gràfic 2. Font: elaboració pròpia.

Per tal de valorar el grau de satisfacció d’aquesta campanya, avaluar-la i aplicar-hi una millora contínua, a finals d’abril es va traslladar una breu enquesta en línia adreçada, d’una banda, a les persones responsables de l’administració de les facultats i centres i, de l’altra, als usuaris que han utilitzat el servei d’eliminació. Se n’han recollit les respostes el 13 de maig, i s’ha obtingut un 100 % de respostes de les administracions i un 46,7 % dels usuaris que han sol·licitat el servei. El nivell de satisfacció mitjà dels usuaris que han sol·licitat el servei és de 8,61 sobre 10, i el dels responsables de les administracions, de 8,24 sobre 10.

Des de la Secretaria General i el Servei d’Administració Electrònica, Gestió Documental i Patrimoni Documental, al qual pertany l’OAHPD, es fa una valoració positiva de la campanya d’eliminació i s’aposta per donar-hi una continuïtat periòdica. Així, es preveu una nova recollida de cara al proper curs acadèmic 2024-2025, a partir del segon semestre.

Amb vista al curs vinent  es pretén simplificar el full de sol·licitud d’eliminació i també prendre contacte novament amb les administracions per saber quines altres necessitats tenen en aquest sentit. També es pretén detectar quins procediments alternatius s’han utilitzat fins ara, per valorar-ne la idoneïtat en relació amb la normativa específica en gestió documental i seguretat en l’eliminació de documentació pública.

La disposició de documents, amb l’aplicació de les resolucions establertes en les taules d’avaluació i accés documental, és una de les funcions essencials del responsable del sistema de gestió documental de la UB. És necessari vetllar perquè es destrueixin documents públics com determina la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental, dependent del Departament de Cultura, i que s’apliquen les taules d’accés i avaluació documental corresponents.