Ús dels serveis d'arxiu per a usuaris interns

El servei de préstec, activació i consulta es destina als òrgans i unitats administratives que han generat aquesta documentació, l’han transferit a l’arxiu intermedi o Històric i necessiten de nou els expedients. Per sol·licitar el servei, cal omplir el formulari en línia corresponent.

En cas de que la unitat administrativa que demana la documentació no sigui qui l’ha generat, caldrà una autorització signada electrònicament del responsable de la unitat productora i fer-la arribar a l’arxiu corresponent.

Els serveis que s’ofereixen són els de préstec, activació i consulta:

- Préstec: Es porta l’expedient a la unitat productora de la documentació que necessita consultar personalment  un expedient que ja no es troba físicament a les oficines.

- Activació: Recuperació d’un expedient que es va transferir a l’arxiu intermedi i es reprèn el tràmit  administratiu. En aquest cas la custòdia de l’expedient deixa de ser responsabilitat de l’arxiu i retorna a la  oficina de gestió.

- Consulta: Resposta d’una pregunta sobre un expedient que es custodia a l’arxiu. Les consultes genèriques (no referides a un expedient concret) o peticions de transferència es fan mitjançant el formulari de consulta.

Per agilitzar el procés de cerca de l’expedient sol·licitat és convenient que s’especifiqui el màxim de dades possibles: DOI, cognoms, nom, anys, estudis, etc.

Els arxius es comprometen a donar resposta a la sol·licitud en un període no superior a 3 dies, sempre tenint en compte que els períodes de tancament dels edificis i festius.

El període de préstec de documentació és de 15 dies naturals. Es pot prorrogar el préstec 15 dies naturals a través del correu electrònic de l’arxiu corresponent. Un cop exhaurit el termini de préstec heu de retornar l'expedient a l’arxiu, dipositant-lo en les safates habilitades a les oficines de gestió.

En cas de voler la documentació per exposicions o consulta històrica, cal adreçar-se al formulari de consulta de l’arxiu Històric.