Com dissenyo un flux de signatura per un o diversos documents?

  • Fluxos de signatura
  • Intern
  • PAS

Descripció:

És recomanable que la gestió de fluxos es realitzi amb el rol d'usuari final. La gestió de fluxos de signatura d’un document està pensat per signar aquells PDF que tenen un flux de signatura sempre igual.  D'aquesta manera, es poden dissenyar tants fluxos de signatura com calgui vinculats a una unitat administrativa determinada. 
 
En la generació de fluxos es permet:
  1. Vist i plau d'un o més càrrecs o usuaris que no són càrrecs (cal posar el seu correu ub: xxx@ub.edu) 
  2. Signatura d'un o més càrrecs o usuaris que no són càrrecs (cal posar el seu correu ub: xxx@ub.edu)
Cal tenir en compte que:
  1. L'ordre de signatura i/o vist i plau és el que SEMPRE seguirà el document
  2. La usuari/unitat que gestiona el flux de signatura i posa el document PDF al PortaSignatures UB és la usuari/unitat que rebrà el document signat. Per tant, cal tenir clar que la usuari/unitat és l'encarregada de generar el flux, mantenir-lo i recuperar-ne els documents signats. 
Per crear un flux de signatura clicar “Gestió dels fluxos de signatura” i clicar la icona de la creu blanca amb fons verd
 
Posar un títol amb l'estructura següent (codi flux + títol), És recomanable que el títol sigui prou identificatiu del flux de signatura que doneu d'alta (màxim 200 caràcters). Posteriorment clicar “alta”.
 
Codi de la unitat (codi centre gestor) a on s'assigna el flux de signatura que es dóna d'alta: PR346 (correspon a l'Àrea de Finances, per exemple) 
Codi numèric correlatiu (3 caràcters): 001
Títol identificatiu del flux de signatura: Resolució adjudicació contracte
 
 

Clicar la icona de “Llista passos” per iniciar la parametrització de les persones que participen en el flux de signatura i han de donar algun vist-i-plau/s o realitzar una signatura/es.

Clicar novament la creu per anar introduint els passos del flux. 


En aquest punt cal omplir la fitxa per cada usuari que faci un vist-i-plau o signi el document. Recordar que pot escollir-se un càrrec definit al PortaSignatures UB (gerent, rector, vicerector, directors d’àrea…) o un membre de la UB (en aquest cas cal posar el correu UB de l'usuari que ha de fer el vist-i-plau o signar) 

Quan s'omple el pas d'un càrrec o  usuari UB que ha de SIGNAR cal activar la opció de visualitzar la signatura al PDF (estampat) i escollir una de les següents opcions:

  1. “Nom del camp de formulari” (el PDF ha d'estar configurat amb un camp de signatura amb el nom pactat pel càrrec i/o usuari UB. Per ex. gerenta, rector…).
  2. Última pàgina (esquerre)
  3. Última pàgina (centre)
  4. Última pàgina (dreta)