Encetem un nou any i repassem i compartim amb vosaltres els resultats dels objectius que l’Oficina de l’Arxiu Històric i Patrimoni Documental va fixar pel 2023.
Comencem pels objectius en relació amb la millora de la gestió dels espais i recursos del sistema d’arxius de la UB: pel que fa als espais de treball de l’OAHPD, es van ampliar amb l’habilitació i condicionament d’una nova oficina compartida amb el Servei d’Administració Electrònica, Gestió Documental i Patrimoni Documental (AEGDPD) a l’espai on antigament hi havia Tresoreria, així com d’un petit espai annex que es projecta fer servir com a nou dipòsit.
A més, s’ha començat a alliberar espai als dipòsits dels arxius intermedis mitjançant el servei periòdic d’eliminació confidencial proporcionat per una empresa externa. L’extensió total de metres de prestatgeria recuperats d’aquesta manera ha estat de 245,5 m/l, que equival a espai disponible per més de dues mil capses d’arxiu.
Una altra fita notable ha estat l’aconseguida amb relació a l’objectiu de millora de la gestió interna dels tràmits i serveis de l’OAHPD en l'àmbit tecnològic, amb la implementació i desenvolupament al mes d’abril de 2023 de la nova versió de l’aplicació centralitzada de l’arxiu UBDOC, que incorpora un conjunt de funcionalitats que faciliten tant la part operativa de gestió de totes les dades dels fons documentals custodiats a l’OAHPD (més de 800.000 registres) com la part de consulta d’aquests per part de tots els usuaris, interns i externs.
D’altra banda, l’eina JIRA que es va posar en marxa a finals de 2022, ha fet possible la gestió de més de tres mil sol·licituds a l’OAHPD al llarg de 2023.
Seguint amb aquest mateix objectiu de millora dels serveis, es pot afegir el projecte d’execució de la transferència a l’arxiu intermedi de Diagonal Sud de les tesis doctorals (període 2011-2022) que estaven custodiades als arxius de gestió totes les facultats de la Universitat de Barcelona, que es va fer efectiva l'octubre de 2023, amb un total de més de quatre mil volums de tesis de tots els ensenyaments.
Passem ara a l’objectiu d’acostar el servei als usuaris, amb relació al qual ens havíem proposat el desenvolupament de la nova web de l’OAHPD integrant-la a la del Servei d’Administració Electrònica, Gestió Documental i Patrimoni Documental (AEGDPD), inaugurada l'octubre de 2023; l’elaboració i publicació de la Carta de Serveis de l’OAHPD, coincidint amb l’entrada en funcionament de la nova web, i, al mes d’abril, la posada en marxa del compte d’Instagram @arxiuub, consolidant l’aposta per a la comunicació i acostament dels fons a la ciutadania i ampliant així la presència a les xarxes socials que ja tenia l’OAHPD des del 2017 a Twitter.
També en el marc d’aquest objectiu incloem la dada del volum d’expedients que hem incorporat a l’estat de lliure accés per a la consulta a l’aplicació de l’arxiu UBDOC, que s’ha vist incrementat en 5.223, arribant a un volum total de més de 75.000 expedients consultables en línia per qualsevol persona sense restriccions per motius de protecció de dades.
Un altre objectiu que ens havíem fixat era el d’obtenir fonts d’ingressos en forma de subvencions per poder dur a terme projectes d’actuació vinculats a la preservació i digitalització. En aquesta línia cal destacar els ajuts obtinguts provinents del Departament de Cultura i del Ministerio de Cultura y Deporte, aplicats a la realització del projecte de tractament i digitalització d’una col·lecció de fotografies transferides pel Servei de Publicacions i Edicions (període 1986-1991) i a la digitalització d’una part del fons del Reial Col·legi de Farmàcia Sant Victorià.
