Sol·licitud i gestió de viatges en període de vacances i tancament d’edificis, estiu 2024.

Benvolguts i benvolgudes.

Durant el període de vacances i/o tancament d’edificis les agències, Reed & Mackay, BCD Travel i Viajes El Corte Inglés , prestaran els seus serveis tots els dies laborables, de dilluns a divendres, en horari de 9 h a 18 h i en els seus telèfons i correus-e habituals.

Durant el període de tancament dels edificis de la UB i la resta de dies en què el personal de suport administratiu respectiu es trobi de vacances, es sol·licitarà la informació o pressupost mitjançant el Formulari SP habitual i es contractaran els serveis, enviant el document d’autorització de viatge (SV/AG), amb còpia a la Unitat de Comptabilitat (despeses.viatges@ub.edu), les agències de viatges admetran els SV/AG sense número d'AV (300XXXXX).

Recordeu que tots aquests tràmits, s'hauran de realitzar mitjançant el correu corporatiu UB xxxxxx@ub.edu i els camps de la SV/AG, DADES DE LA UNITAT GESTORA DEL VIATGE, són obligatoris. Les agències no tramitaran cap viatge sense aquestes dades.

En el termini més breu possible i com a màxim dins de la primera setmana de setembre en què s’hagi reincorporat el personal administratiu respectiu, s’haurà de formalitzar ex post aquest viatge davant del gestor administratiu, per tal que aquest pugui registrar la despesa, formalitzar el document AV, i comunicar el número a la UNITAT de COMPTABILITAT UB en el correu-e despeses.viatges@ub.edu. Per tal d'evitar duplicitats, no enviar ni tramitar aquest número d'AV ni cap justificació ex post a les Agències de Viatges. 

Tingueu en compte que les factures que emetin les agències de viatges dels viatges sol·licitats amb SV sense número, entraran amb el núm. d’una AV (300095906) genèrica centralitzada al CEGE de Comptabilitat, i des d’aquest CEGE es distribuiran les diferents factures al CEGE que correspongui, per això és molt important que a l’hora de sol·licitar els viatges indiqueu el departament o la unitat gestora d’aquest viatge.
No demaneu a les agències la rectificació de les factures en què surti aquest núm. d’AV genèrica.

 
Servei especial d’assistència 24 x 365

Fora dels horaris indicats, i els dissabtes, diumenges i festius, es podran fer reserves de viatges urgents i resoldre incidències mitjançant el servei urgent 24 x 365. Aquest servei especial d’assistència estarà atès per personal propi de l’agència, però diferent del que té assignat la UB habitualment i, donarà suport a necessitats  urgent com ara incidències durant el viatge, peticions urgents de viatge fora de l’horari d’oficina, etc.

Podeu contactar amb les diferents agències:

VECI: trucant als telèfons  902 180 129 -  912 183 926 i, des de fora d’Espanya, +34 912 183 926

REED & MACKAY : trucant al telèfon  910 841 088  i, des de fora d’Espanya +34 910 841 088

BCD TRAVEL: trucant al telèfon 902 995 365 i, des de fora d’Espanya +34 971 070 551

Us haureu d’identificar com a membres de la UB i, depenent del tràmit, us poden demanar que faciliteu les dades d’una targeta de crèdit personal, també a títol de garantia.

Posteriorment, haureu de formalitzar aquest viatge tal com s'indica més a dalt pel cas de vacances i tancament d’edificis.

Aprofitem l’ocasió per desitjar-vos bones vacances!

Enllaç relacionat: web de Viatges UB

Unitat de Compres UB