Sol·licitud i gestió de viatges en període de vacances i tancament d’edificis, i tancament de SAP gener 2023

 

Durant el període de vacances i/o tancament d’edificis, totes les agències de viatge (Atlanta Agència de Viatges, VECI, BCD-Travel) prestaran els seus serveis tots els dies laborables, de dilluns a divendres, en horari de 9 h a 18 h i en els seus telèfons i correus-e habituals. Els dies 24 i 31 es consideren festius.

 

Durant el període de tancament dels edificis de la UB i la resta de dies en què el personal de suport administratiu respectiu es trobi de vacances, se sol·licitarà la informació o pressupost mitjançant el Formulari SP habitual i es contractaran els serveis, enviant el document d’autorització de viatge (SV/AG),  amb còpia a la Unitat de Comptabilitat (despeses.viatges@ub.edu ). Les agències de viatge admetran SV sense número d’AV (300XXXXXX).

 

Recordeu que tots aquests tràmits, s'han de realitzar mitjançant el correu corporatiu UB, xxxxxx@ub.edu i els camps de la SV/AG, DADES DE LA UNITAT GESTORA DEL VIATGE, són obligatoris, les agències no tramitaran cap viatge sense aquestes dades.

Cal que envieu còpia de la SV a despeses.viatges@ub.edu per tal de que puguem redirigir les factures als CEGES corresponents.

 

En el moment en que es pugui accedir al sistema (SAP), i en el termini més breu possible, s’ha de formalitzar el document AV i comunicar el número corresponent al correu despeses.viatges@ub.edu. Aquest número d’AV no s’ha de comunicar a les agències  per tal d'evitar duplicitats.

 

Tingueu en compte que les factures que emetin les agencies de viatges, dels viatges sol·licitats amb SV sense número, entraran amb el núm. d’una AV (300095906) genèrica centralitzada al CEGE de comptabilitat, i des d’aquest CEGE es distribuiran les diferents factures als CEGE que corresponguin, per això és molt important que a l’hora de sol·licitar els viatges s’indiqui el departament o la Unitat gestora d’aquest viatge.

No demaneu a les agències la rectificació de les factures en que surti aquest núm. d’AV genèrica

 

Servei especial d’assistència 24 x 365

Fora dels horaris indicats, i els dissabtes, diumenges i festius, es poden fer reserves de viatges urgents i resoldre incidències mitjançant el servei urgent 24 x 365. Aquest servei especial d’assistència està atès per personal propi de l’agència però diferent del que té assignat la UB habitualment i dona suport a necessitats  urgents com ara incidències durant el viatge, peticions urgents de viatge fora de l’horari d’oficina, etc.

 

Podeu contactar-hi amb les diferents agències:

VECI: trucant als telèfons  902 180 129 -  912 183 926 i, des de fora d’Espanya, +34 912 183 926

ATLANTA: trucant al telèfon  910 841 088  i, des de fora d’Espanya +34 910 841 088

BCD TRAVEL: trucant al telèfons 902 995 365 i, des de fora d’Espanya +34 971 070 551

 

 Us heu d’identificar com a membres de la UB i, depenent del tràmit, us poden demanar que faciliteu les dades d’una targeta de crèdit personal, també a títol de garantia. Posteriorment haureu de formalitzar aquest viatge tal com s'indica més a dalt pel cas de vacances i tancament d’edificis.

 

Aprofitem l’ocasió per a desitjar-vos bones festes!
Unitat de compres UB

 

Enllaç relacionat: web de Viatges UB