Tramitació d'inscripcions a congressos

Inscripció a congressos i altres esdeveniments mitjançant l'agència de viatges

A partir de 2019, la inscripció a congressos es pot tramitar mitjançant l'agència de viatges escollida, la qual es fa càrrec també del pagament, que després facturarà a la UB com un servei més. Si la inscripció inclou serveis d'allotjament i/o manutenció (dinars, sopars de clausura, etc.), l'agència es farà càrrec també de la reserva i el pagament avançat, si cal.

Per a la gestió d’aquest servei, que és voluntari per als usuaris, l'agència aplica uns càrrecs

FEE / AGENCIA	BCD	NAUTALIA
INSCRIPCIÓ CONGRESSOS NACIONALS	0,50 €	0,50 €
PAGAMENT CONGRESSOS NACIONALS	0,50%	0,50%
INSCRIPCIÓ CONGRESSOS INTERNACIONALS	1,00 €	0,50 €
PAGAMENT CONGRESSOS INTERNACIONALS	0,50%	0,50%

La política de viatges de la UB contempla en el seu apartat D.5 excepcions que amplien si es necessari el límit de les dietes d’allotjament amb ocasió de l'assistència a congressos; en tramitar però aquest formulari, s'han de conèixer i tenir presents les restriccions específiques (dietes d'allotjament, sopars de gala, visites culturals, etc.) que pugui establir la font de finançament, especialment el Ministeri d'Economia i Competitivitat respecte els projectes de recerca. Amb aquesta finalitat s’ha d’acompanyar al formulari una còpia del programa de l’esdeveniment on aparegui aquesta informació de caire econòmic.
Aquest tipus d'activitat i/o el possible excés sobre l'assignació pressupostària es poden pagar, com ara en el cas dels viatges, mitjançant targeta de crèdit particular o facilitar a l'agència, tot indicant aquesta circumstància a l'apartat d'observacions del formulari.

El procediment és similar al de sol·licitud dels altres serveis de l'agència: s'ha d'omplir en aquest cas el formulari SV/IC, AMB la informació necessària, i lliurar-lo al gestor departamental, oficina de recerca, etc. amb suficient antelació a la finalització dels diferents terminis i de la realització de l'esdeveniment.

Com tramitar les inscripcions a congressos

Juntament amb el formulari SV/IC i el programa on constin les activitats i serveis inclosos o no en el preu d'inscripció, s'ha de facilitar a l'agència, si no consten al formulari ni es poden afegir al camp "Observacions", la següent informació o dades, depenent del procediment d'inscripció.

a) Només pagament: webs de congressos o altres esdeveniments on la inscripció es pot formalitzar separadament del pagament o queda en suspens a l’espera del pagament

El participant ha d’omplir i formalitzar la inscripció i, després, facilitar a l’agència l’adreça web (amb contrasenyes si és el cas) i/o totes les dades i referències necessàries perquè l’agència pugui realitzar el pagament, (núm. compte corrent de l’organitzador en cas de transferència, modalitat d’inscripció, serveis opcionals i preu(s), termini(s) màxim(s), referències facilitades per l’organitzador...) acompanyats si cal d’una captura de pantalla.

Si es demana pel mode de pagament s’ha de triar, sempre que estigui disponible, l’opció de pagament mitjançat targeta (online). Heu de tenir present que l’agència requereix un mínim de 2 setmanes per fer efectiu el pagament mitjançant transferència bancària internacional

En el cas que el formulari demani una adreça de facturació, s’hi han d’ indicar les següents dades:

BCD travel
B07012107
Plaça Europa, 17-19
08908 L’Hospitalet de Llobregat, Barcelona.

Nautalia Viajes S.L
B86049137
Mahonia, nº 2-3ª
28043 - Madrid.

b) Inscripció + pagament. Webs de congressos i altres esdeveniments on la inscripció no queda registrada si no es paga en el mateix moment o si no s'acredita haver fet ja el pagament

És convenient que el participant ompli a la interfície web tots els camps que li siguin permesos fins el moment de pagar o acreditar el pagament i n’obtingui a continuació una captura de totes les dades entrades per trametre-la a l’agència, tot informant a l’agència, si no hi consten, d’altres dades necessàries pel pagament (tipus de tarifa, serveis opcionals...) i, quan calgui, de l’adreça web i contrasenyes per accedir-hi, i qualsevol altra referència que permeti a l’agència reconstruir la inscripció i efectuar el pagament.

Alternativament, s’han de facilitar a l’agència totes les dades necessàries per omplir la inscripció i realitzar el pagament.

En síntesi, per tramitar les inscripcions a congressos, els participants han de lliurar al seu gestor...

-El formulari SV/IC convenientment omplert

-El programa del congrés amb la informació de les activitats i serveis inclosos o no en el preu d’inscripció

-La informació necessària perquè l’agencia pugui realitzar la inscripció completa (modalitat b) o efectuar únicament el pagament (modalitat a), segons el procediment d’inscripció establert per l’organitzador.
És primordial que les inscripcions es tramitin i lliurin als gestors amb suficient temps, tant per a aquests com ara per a l’agència, amb l’adequada antelació a la finalització dels diferents terminis i a la realització de l’esdeveniment.

Tan aviat com l’agència disposi de la confirmació del pagament trametrà al participant i al gestor comprovant o prova demostrativa del pagament.

En tornar del congrés o activitat el participant ha de lliurar al seu gestor còpia del certificat d’assistència o documentació acreditativa de la participació

Instruccions específiques per als gestors

A la casella “Núm. IC” del formulari indiqueu, si el coneixeu, el codi de 6 dígits, precedit per l’expressió *IC*, equivalent al d’altres serveis de l’agència

A l’e-mail pel qual trametreu a l’agència el formulari i altra documentació necessària, consigneu a l’Assumpte o Tema la data del termini de pagament (o del primer si n’hi ha varis), preferentment amb la notació 0509 (on 05 indica el dia i 09 el mes de setembre) seguida del “Núm IC” si el coneixeu.