Tramitació de viatges corporatius UB

Les següents indicacions són una guia per als viatgers i els gestors que hagin de contractar viatges a càrrec del pressupost de la UB.

La gestió de viatges s’articula, pel que fa al viatger, en tres fases:

  1. Sol·licitud del pressupost a l'agència (SP).
  2. Acceptació  i compra del viatge(SV/AG, SV/IC i SV/UB).
  3. Tramitació i pagament de la factura.

El primer pas pel viatger consisteix en demanar un pressupost a una de les agències de viatges de la UB.

Per obtenir el pressupost s'haurà de contactar amb l'agència escollida mitjançant el formulari SP.

Nom i cognoms, tal com apareixen escrits al vostre DNI o passaport (1) (2)
Opcionalment (3) : Núm.DNI/Passaport, data de naixement


Origen i destinació del viatge; dates d’anada i tornada; horaris de viatge preferits (matí, tarda...)

 

Dades de contacte, especialment telèfon(s): si no és el propi viatger qui organitza el viatge, nom i cognoms, e-mail i telèfon de l’organitzador.

 

(1) En el cas que pugui haver el mínim equívoc sobre quines paraules formen el nom i quines el(s) cognoms, indiqueu-lo expressament, especialment però no única als noms estrangers. Per exemple Nom: Maria Cognoms: Montserrat Colom o bé Nom (First + Middle Name): Patrick Gareth Cognom (Last Name): Johnson

(2) Nota pel personal de suport: al Directori de la UB nom i cognoms apareixen normalment igual que al DNI i separats per una coma.

(3) Algunes d’aquestes dades són obligatòries per determinats viatges o poden facilitar el bloqueig d’un bitllet; p.ex. els trens europeus requereixen ambdues dades, pels viatges intercontinentals i a Rússia es requereixen totes les dades del passaport o una còpia.

AERI

  • Facturació de maleta. Pels viatges de fins a 2 nits s’entendrà que no es necessita facturar maleta, i sí per estades superiors, a menys que indiqueu el contrari.
  • Selecció de seient. Informeu d’aquesta opció quan pugui representar un increment del pressupost.

 

TRENS (Alta velocitat i distàncies mitges/llargues)

L’agència us oferirà la tarifa més econòmica disponible en classe turista, que no permet canvis ni anul·lacions. Si voleu però disposar de flexibilitat en l’hora d’anar i/o tornar o teniu algun dubte sobre l’efectiva realització del viatge podeu demanar a l’agència la tarifa Master-Empresas, dintre la classe turista.

Les preferències sense cost (finestra, “vagó silenci”...) s’han d’informar al document SV/AG

  • Tarifa-Dieta MICIU. Indiqueu, en el seu cas, que el viatge és a pagar amb fons del Ministeri d’Economia i Competitivitat. Si no s’informa, s’entendran d’aplicació les tarifes-dieta UB
  • Esmorzar: s’entén inclòs sempre que l’ofereixi l’hotel dintre la tarifa-dieta corresponent
  • Indiqueu, si en teniu, preferències d’ubicació, de possibles cadenes o hotels...

  • Cupons i acords amb descomptes en allotjament o transport facilitats pels congressos: Indicar el codi o número de cupó i, en el seu cas, l’adreça web on s’ha d’executar.
  • Descompte targeta dorada (Renfe): Indicar el número de targeta
  • Descompte per família nombrosa: indicar categoria i número d’acreditació
  • Descompte per insularitat (aeri): indicar municipi d’empadronament i núm. DNI

 

Les targetes de fidelització personals: Renfe (Tempo), línies aèries, hotels... es poden informar al document SV/AG si no les té registrades prèviament l’agència.

En la resposta a la vostra sol·licitud de pressupost S/P, el sistema automàticament consignarà a l’apartat anomenat “Tema” o “Assumpte” de l’e-mail un codi alfanumèric de sis dígits com ara els d’aquest exemple:

bc00000, na00000 depenent de l'agència destinatària del S/P

Aquest codi l'haureu de mantenir a totes les comunicacions amb l’agència i consignar també al camp NÚM. PRESSUPOST del document SV/AG.

Es el document amb el que sol·licitem a l'agència la contractació dels serveis escollits del seu pressupost.

En aquest document, fem referència al número de l'SP i el número de l'AV (document pressupostari SAP on reservem l'import dels serveis sol·licitats).

Podeu consultar el manual de gestió de factures/abonaments derivats de la compra de viatges a les agències contractades:

Gestió de factures/abonaments de viatges amb eFactura BCD TRAVEL (pendent de publicació definitiva)

Gestió de factures/abonaments de viatges amb eFactura Nautalia Viajes (pendent de publicació definitiva)

 

Gestió de factures/abonaments de viatges amb eFactura VECI

Gestió de factures/abonaments de viatges amb eFactura ATLANTA

L'element bàsic de documentació que s’ha d’annexar a SAP és la sol·licitud de viatge (SV) en les seves dues variants, SV-AG i SV-UB, on s’han d’omplir tots els camps que siguin aplicables i sempre el motiu o esdeveniment. Quan es tracti d’una excepció autoritzada o contemplada a la Política de viatges, s’hi ha de fer constar la documentació i justificació pertinents. Junt amb el document SV s’han d’annexar els tiquets de taxis i transports públics corresponents als desplaçaments relacionats.Registre i documentació a SAP de les despeses de viatge.
 
Instrucció Gerència-OCI 2015 sobre determinades compres de productes i serveis que no requereixen comanda, sobre la comanda excepcional i sobre el registre i la documentació de les compres a l’aplicatiu SAP. (Punt 6)

Quan s’ hagi d’encarregar un bitllet de transport o una reserva d’allotjament a les agències homologades a càrrec de partides pendents d’incorporar al pressupost UB, el procediment a seguir serà el següent: