Gestió de l'espai d'emmagatzematge

Amb el temps acumulem una gran quantitat d'informació: documents, fotografies, imatges ... i altres tipus de dades. Molts d'aquests arxius ja no tenen cap utilitat i només ocupen espai d'emmagatzematge.

És important doncs esborrar tota aquella informació innecessària i mantenir només la que està relacionada amb la nostra activitat a la Universitat. Fent accions de neteja millorem altres aspectes relacionats amb la gestió de la informació:

  • Disposem de més espai per emmagatzemar nova informació
  • Millorem el rendiment de l'aplicació que gestiona aquestes dades
  • Trobem de manera més ràpida i eficient la informació que ens interessa.

 

No hem d'oblidar que eliminant espai innecessari ajudem a minimitzar l'impacte mediambiental: es calcula que més de la meitat de les dades emmagatzemades no tenen cap utilitat. Aquestes "dades fosques" ocupen espai en els servidors i provoquen un major consum d'electricitat i, en conseqüència, contribueixen a l'emissió de gases amb efecte hivernacle.

En les següents ajudes trobaràs idees i consells per poder gestionar d'una manera més eficient les dades i l'espai d'emmagatzematge que tens disponible al Núvol.

Nota: les ajudes sobre correu fan referència al client Outlook Web.

Microsoft ha anunciat canvis importants en els seus serveis, i a partir de l'1 de febrer de 2024, deixa d'oferir emmagatzematge il·limitat per les institucions acadèmiques arreu del món i les llicències experimentaran canvis significatius en els serveis associats. Cal adoptar pràctiques eficients en quant l'espai ocupat en el Núvol UB. Això implica tornar a gestionar els fitxers i el correu, esborrar tot allò que no necessitem i guardar només el que ens és necessari i útil. A partir del dia 1 de febrer, malgrat que Microsoft rebaixi l’espai en algunes de les llicències, no hem de patir per cap problema per treballar. La Universitat de Barcelona vol continuar proveint l'espai necessari per a totes les persones i actualitzarem les condicions en funció de la dedicació.

(*) Superat aquest primer impacte, en una segona fase caldrà assignar les llicències adequades així com adoptar un sistema de quotes. Amb caràcter general, amb excepcions puntuals que es poden sol·licitar a l'Àrea TIC quan correspongui, el criteri serà:

  • Amb llicència A3 – Per a Personal UB: màxim de 600GB per OneDrive i 60GB per correu.
  • PDI i PTGAS a temps total (35 h. setmanals)
  • PDI Associats, altre PDI, ICREAs, CIBERs, investigadors distingits i Postdoc contractat amb contracte >35h
  • Amb llicència A3 – Per a Estudiantat (A3 Estudiant): màxim de 500GB per OneDrive i 30GB per correu.
  • Amb llicència A1: màxim de 80GB per OneDrive i 30GB per correu.
  • Postdoc amb dedicació < 35 h. setmanals
  • PDI Associats, PDI Visitant <35 h. setmanals
  • PTGAS i PDI  jubilat sempre que es compleixi algun dels següents criteris: professorat jubilat emèrit (un cop passats els tres anys del nomenament), professorat jubilat honorari o ex-càrrecs des de desembre del 2022 (rectors, vicerectors, secretaris generals o degans).
  • Col·laboradors i membres del grup UB (en cas de perfils equiparables a PTGAS o investigadors contractats per FBG o tercers assimilats a PDI amb dedicació <35 h. setmanals)

 

(*) Fins que no apliquem les quotes de l’espai i, si actualment tens assignada una llicència A1, com a conseqüència de les noves condicions de Microsoft, el teu espai de OneDrive és de 100 GB .

Per conèixer l'espai que tens a:

CORREU:

  Ves a la rodeta d'engranatge (part superior dreta) > Generals >  Emmagatzematge

 

ONEDRIVE

  Ves al menú de l'esquerra i a sota trobaràs l'espai que estàs ocupant i l'espai lliure

Per conèixer amb més detall l'espai ocupat pots anar a:

  Ves a la rodeta d'engranatge (part superior dreta) >  Configuració d'OneDrive - Més configuracions  > Mètriques d'emmagatzematge

 

EQUIP TEAMS (si ets propietari de l'equip)

  Ves a l'apartat Fitxers >  Obre al SharePoint > Rodeta d'engranatge > Informació del lloc > Mostra totes les opcions de configuració del lloc > Mètriques d'emmagatzematge

LLOC SHAREPOINT

  I si ets propietari del lloc, obre un tiquet de consulta indicant la direcció del lloc (URL) i el nom del lloc SharePoint.

Per saber quins són els fitxers que ocupen més espai:

CORREU

  Ves a la carpeta que desitgis revisar > boto dret > Ordena > Mida i tria com a criteri d'ordenació "Els més grans al principi"

 

També és recomanable que revisis els missatges que contenen adjunts.

  Ves a la carpeta que desitgis revisar > boto dret > Té fitxers

 

ONEDRIVE

T'expliquem dos maneres:

Opció 1: Ves a la part esquerra on consultes l'emmagatzematge i clica sobre l'espai ocupat

La següent pantalla et mostrarà els arxius de mida més gran del teu OneDrive

 

Opció 2 . Ves a "Els meus arxius" i ordena els fitxers de més gran a més petit

 

SHAREPOINT

Ves a la biblioteca (segurament serà "Documents")

> Si no veus la columna "Mida del fitxer" prem "Afegeix una columna"

> Fes clic sobre l'enllaç "Mostra o amaga les columnes"

> Cerca i selecciona "Mida del fitxer" i fes clic sobre "Aplica"

Amb aquesta columna activa podràs veure conèixer la mida dels fitxers i ordenar-los per mida.

  Més informació sobre Com mostrar o amagar columnes en una llista o biblioteca de SharePoint.

 

 EQUIPS TEAMS

Ves al canal i obre l'apartat "Fitxers"

Després clica sobre "Obre al SharePoint" i segueix les passes indicades abans.

 

Una altra opció que pots fer servir és buscar per la mida dels fitxers des del botó de cerca directament.

  Ves al botó de cerca i escriu size i la condició que s'ha de complir. Si per exemple, vols trobar els fitxers més grans de 10 MB, has de posar:

CORREU

  • Ordena els missatges per mida i en cas de tenir missatges molt grans, valora la possibilitat d'esborrar-los.
  • Selecciona els missatges que inclouen un adjunt i valora la possibilitat de descarregar l'adjunt o moure'l cap al teu OneDrive, per posteriorment esborrar el missatge.

  Ves a la carpeta que desitgis revisar > boto dret > Té fitxers

> Obre el missatge

> desplegant la fletxeta al costat del nom de l'adjunt prem Guardar en OneDrive

 

  • Revisa i esborra missatges innecessaris. Les carpetes Esborranys o Correu brossa segurament les pots buidar.
  • Revisa i esborra els missatges de la carpeta Elements eliminats (consulta l'ajuda Gestió de la paperera)

 

  Més informació sobre Límits d'emmagatzematge en Outlook i informació sobre com reduir l'emmagatzematge ocupat.

ONEDRIVE - SHAREPOINT- EQUIPS TEAMS

  • Treu del teu espai de treball qualsevol informació de tipus personal o no relacionada amb la teva activitat en la Universitat.
  • Considera la possibilitat de descarregar fitxers antics o de poc ús i empaquetar-los per reduir la seva mida. Després esborra els fitxers i puja el fitxer empaquetat a l'espai de treball.
  • Esborra els documents obsolets.
  • Buida la paperera.

Els missatges, documents o qualsevol fitxer que s'esborri va a la paperera i continua ocupant espai.

CORREU

Buida la carpeta "Elements suprimits" de manera periòdica per alliberar espai.

ONEDRIVE

Els fitxers esborrats des del teu OneDrive i que encara estan en la paperera consumeixen espai de la teva quota. Tot i que passats 93 dies s'esborren de manera automàtica, si has esborrat molt contingut i tens problemes d'espai et recomanem que la buidis de manera manual.

  Més informació sobre Eliminar i restaurar arxius en OneDrive

SHAREPOINT / EQUIP TEAMS

Els elements eliminats d'un lloc SharePoint es conserven en la paperera del lloc durant 93 dies. Tot i que passats 93 dies s'esborren de manera automàtica, si has esborrat molt contingut i tens problemes d'espai et recomanem que la buidis de manera manual.

  Més informació sobre Eliminar i restaurar elements de la paperera de reciclatge d'un lloc SharePoint o Teams.

CORREU

Valora la possibilitat d'executar l'acció "Netejar" que et permet treure ràpidament els missatges innecessaris de la Safata d'entrada o d'altres carpetes d'un remitent en concret triant entre diferents opcions.

 

ONEDRIVE / SHAREPOINT / EQUIP TEAMS

Valora la possibilitat de descarregar-te fitxers molt antics o que no consultis de manera habitual i empaquetar-los en un únic fitxer. Esborra aquests fitxers del Núvol UB i puja el fitxer empaquetat.

SHAREPOINT / EQUIP TEAMS

Per defecte, una biblioteca de documents en un lloc SharePoint té activat el versionat per defecte conservant 500 versions d'un document. Pots reduir aquest nombre per no consumir tant d'espai.

Si tens el rol de propietari del lloc, ves a la rodeta de configuració - Configuració de la biblioteca - Més opcions de configuració de la biblioteca - Configuració per a versions i redueix el número que surt al camp "Guarda el nombre següent de versions principals".

 

  Més informació sobre Com reduir l'emmagatzematge al Núvol.