Creación de Breakout Rooms en Zoom a partir de grupos GIGA en el Campus

Como anfitrión de la reunión, podéis dividir a los participantes de la reunión en salas de reuniones cuando planifiquéis la reunión. Esto puede ser útil si ya sabe cómo queréis dividir a vuestros participantes, por ejemplo utilizando los grupos GIGA de vuestro curso u otros cursos personalizados que tengáis en vuestro curso.

También podéis gestionar vuestras salas de reuniones durante la reunión.

Prerrequisitos

• End-to-end encryption deshabilitado para la reunión
• Host: Cliente de escritorio Zoom Windows o macOS, versión 5.3.0 o superior. Nota: Si inicia la reunión desde el cliente Linux o la aplicación Zoom Mobile, no podrá ver las breakout room con los participantes pre-asignados.
• Participantes: 1) Cliente Zoom de escritorio o app móvil, versión 5.3.0 o superior; o 2) Cliente Web Nota: Al añadirse a una reunión con asignaciones previas, los participantes deben haber iniciado la sesión en la cuenta Zoom asociada con la dirección de correo electrónico que se utiliza para las asignaciones previas . Si no se ha iniciado la sesión o se ha iniciado la sesión con una cuenta diferente, no se les aplicará la asignación previa.

Limitaciones

• Sólo podéis asignar previamente participantes que tengan una cuenta de Zoom (usuarios de Zoom internos o externos).
• Para asignar previamente participantes es necesario importar un archivo CSV, el formato lo veremos a los siguientes pasos.
• Se pueden asignar hasta 200 participantes en las breakout rooms.
• Si habéis programado reuniones periódicas, las breakout rooms pre-asignadas, sólo funcionarán si se aplica a todas las reuniones de la repetición. No puede editar una sola reunión en la repetición y aplicar una asignación previa única.

Pre-asignar participantes a breakout rooms usando el portal web

1. Iniciad la sesión en el portal web Zoom.
2. Clicad en Reuniones y programad una reunión.
3. En la sección Opciones de la reunión, seleccionad Preasignación de sala para grupos pequeños y clicad en Crear salas.
4. Clicad en el botón del signo más junto a Salas para añadir más salas.
5. Pasad el cursor por encima del nombre predeterminado de la sala en el panel derecho y clicad en el botón de lápiz para cambiarlo.
6. En el cuadro de texto Add participantes, buscad participantes internos por nombre o dirección de correo electrónico o introducid manualmente la dirección de correo electrónico de usuarios externos y pulse Retorno para añadirlos a la breakout room.
7. (Opcional) Utilizad estas opciones para editar las breakout rooms y los participantes:

• Arrastrad y soltad la dirección de correo del participante para cambiar el orden.
• Pasad el cursor por encima del nombre de un participante para ver las opciones de moverlo a otra sala o eliminarlo de la breakout room actual.
• Para eliminar un breakout room, pasad el cursor por encima del nombre de la sala en el panel izquierdo y clicad en el icono de la papelera .

    8. Clicad en Guardar.

Creación del CSV en el campus Virtual

Previamente a la creación de la sesión en Zoom debemos preparar un archivo .csv con los distintos grupos de nuestro curso. Podemos descargar un archivo .csv desde el libro de calificaciones de nuestro curso como se explica en esta PMF:
¿Cómo obtener una lista de los alumnos inscritos en el curso desde el calificador?

Habrá que configurar nuestro curso como grupos visibles y/o grupos separados y descargar un archivo para cada uno de los grupos ya que Moodle no exporta a qué grupo pertenece cada alumno.

Esto nos generará un archivo CSV con una estructura similar a ésta:

La estructura del archivo CSV requerida por zoom es esta:

Sólo habría que ir enganchando las direcciones de correo de los alumnos a las salas correspondientes de zoom, os recomendamos que este correo sea el correo corporativo con el que se validan en zoom.

Podéis descargar un ejemplo de archivo CSV aquí.

Asignación previa de los participantes a las breakouts rooms utilizando un archivo CSV

1. Iniciad la sesión en el portal web Zoom.
2. Clicad en Reuniones y programad una reunión.
3. En la sección Opciones de la reunión, seleccionad Preasignación de sala para grupos pequeños y haga clic en Importar desde archivo CSV. Zoom os enseñará una imagen previa de la importación donde podréis hacer cambios si lo desea, tanto mover participantes de sala como añadir otros nuevos.

1. Clicad en el botón Guardar.
    

Edición de la asignación de breakout rooms

Si ya tenéis participantes asignados previamente a las salas de reuniones, podéis editar estas asignaciones antes de empezar la reunión.

Nota: También podéis gestionar las salas de reuniones durante la reunión.

1. Iniciad la sesión en el portal web Zoom.
2. Clicad en Reuniones y clicad en la reunión que queréis editar.
3. En la sección Breakout Room, clicad en Ver detalles.
4. Editad las breakout rooms en función de lo que necesitéis. Ved las secciones anteriores para los detalles de edición.
5. Clicad en Guardar.

Empezar una reunió con breakout rooms pre-assignades

1. Comenzad la reunión con los participantes asignados previamente a las salas de descanso.
2. Clicad en Breakout Rooms en el panel de control de la reunión para acceder a las salas de reuniones que habéis creado.
   Nota:
   • Si un participante no está asignado automáticamente a la sala de reuniones que habéis especificado al programar la reunión, podéis recuperarlo para asignarlo a la sala que le corresponde recuperando la configuración original como se explica en el siguiente apartado.
   • Podéis asignar manualmente a los participantes mediante los controles de las breakout rooms.
3. Clicad en Open All Rooms para iniciar las breakout rooms.

Recuperar las breakout rooms pre-asignades

Después de iniciar las breakout rooms, podéis recuperar la asignación de las breakout rooms especificada anteriormente. Esto puede ser útil si habéis cambiado las salas de reuniones durante la reunión o si los participantes previamente asignados se han unido a la reunión después del host o después de comenzar las breakout rooms.

1. Comience la reunión con los participantes asignados previamente a las breakout rooms.
2. Haga clic en Close All Rooms para cerrar todas las breakout rooms.
3. Clic Recreate y después Recover to pre-assigned rooms.

Los participantes volverán a organizarse en las breakout rooms que se especificó al programar la reunión.