¿Cómo puedo guardar y reaprovechar las salas de trabajo (Breakout Room) en Zoom?
Zoom ha incorporado una nueva funcionalidad que permite guardar las salas de trabajo (Breakout Rooms) que creéis en una reunión de Zoom, con el nombre de las salas y los participantes que hayáis introducido. Esto será de gran utilidad en cursos donde deseéis crear grupos de trabajo que se tengan que reunir recurrentemente por Zoom.
Antes de introducir esta novedad, las salas de trabajo se perdían una vez finalizaba la sesión de Zoom, y era necesario crearlas cada vez de nuevo.
Antes de explicaros esta nueva funcionalidad, os recordamos que podéis consultar una PMF sobre la creación de Breakout Rooms a partir de grupos GIGA en el Campus y otra sobre la gestión de estas salas de trabajo en grupo.
Para empezar, entrad en la web de Zoom y en el apartado de "Reuniones" haga clic en "Programar una reunión".
Los pasos a seguir son:
1) Poner un nombre a la reunión (en este ejemplo pondremos "Asignatura 1")
2) Marcar la opción "Reunión recurrente" y configurar la recurrencia deseada.
3) Hacer clic en "Mostrar" en el apartado "Opciones"
4) Entre las opciones que salen, marcar la opción "Preasignación de sala para grupos pequeños" (para saber cómo utilizar las opciones "Crear salas" e "Importar desde archivo CSV" mira la primera PMF que le hemos enlazado al principio de la guía).
5) Hacer clic en "Guardar":
Seguidamente, vamos a la aplicación Zoom, entramos con nuestras credenciales y clicamos en "Meetings". Allí tendrá que salir la reunión recurrente que hemos creado, y clicamos en "Start".
Una vez dentro de la reunión, buscad en el menú inferior la opción "Breakout Rooms". Si no es uno de los iconos visibles, clicad en el icono "More" de los tres puntitos y os saldrá.
Clicad en "Breakout Rooms" y se abrirá un cuadro diálogo para crear las salas de trabajo. Clicad en "Add a Room" para crear tantas salas como necesitéis. En el cuadro tendréis la opción de poner un nombre para cada sala y de asignar los participantes a las diferentes salas que queráis crear. También tenéis la opción de mover los participantes de una sala a otra desde el mismo cuadro de diálogo.
Una vez que tengáis todas las salas creadas con sus participantes asignados, para guardarlas, clicad sobre los tres puntitos que hay en la parte inferior del cuadro de diálogo, y os saldrá la opción "Save Breakout Rooms". Clicad encima para guardarlas.
Una vez cliquéis en "Save Breakout Rooms", se abrirá un cuadro de diálogo donde os pedirá que pongáis un nombre al conjunto de las salas de trabajo que habéis creado. En este ejemplo, pondremos el nombre "Tema 1". Luego clicad en "Save" para guardar.
Para terminar, os mostraremos un uso muy interesante de esta funcionalidad, que consiste en aprovechar la configuración de las salas de trabajo que habéis creado para otra reunión que queráis programar.
Volvemos a la web de Zoom, y clicamos en "Programar una reunión". En este caso, pondremos de tema de la reunión "Asignatura 2". Seguidamente, marcamos de nuevo la opción "Reunión recurrente", y también marcamos de nuevo la opción "Preasignación de sala para grupos pequeños", y veréis que esta vez aparece una caja con la leyenda "Select saved breakout rooms". Si abrís el desplegable, aparecerán las salas creadas anteriormente. Si seleccionáis una, podréis aprovechar la configuración de los grupos de estas salas para esta nueva reunión.
Para ello, seleccionad el nombre de una de estas salas (en este ejemplo, "Tema 1") y clicad en "Guardar".
Una vez iniciéis la reunión, si hacéis clic de nuevo en la opción "Breaking Rooms", os saldrá el cuadro de diálogo con las salas que habíais creado anteriormente. Aquí podréis crear nuevas salas y mover los participantes de una sala a otra, y finalmente, guardar estas nuevas salas de trabajo con la nueva configuración. Haciéndolo de esta manera, podréis ahorrar el trabajo de tener que crear siempre de cero las salas de trabajo. Esta nueva configuración de salas, una vez guardada igual que hemos hecho antes, y que podríamos llamar "Tema 2", os saldrá posteriormente también en el desplegable de "Preasignación de sala para grupos pequeños", y así con todas las nuevas configuraciones que hagáis y que guardéis.
