Creació de Breakout Rooms en Zoom a partir de grups GIGA al Campus

Com a amfitrió de la reunió, podeu dividir els participants de la reunió en sales de reunions quan planifiqueu la reunió. Això pot ser útil si ja sabeu com voleu dividir els vostres participants, per exemple fent servir els grups GIGA del vostre curs o altres cursos personalitzats que tingueu al vostre curs

També podeu gestionar les vostres sales de reunions durant la reunió.

Prerequisits

• End-to-end encryption desabilitat per a la reunió
• Host:
  • Client d'escriptori Zoom Windows o macOS, versió 5.3.0 o superior
    Nota: Si inicieu la reunió des del client Linux o l’aplicació Zoom Mobile, no podreu veure les breakout room amb els participants pre-assignats.
• Participants:
  • Client Zoom d'escriptori o app mòbil, versió 5.3.0 o superior; O
  • Client Web
    Nota: Al afegir-se a una reunió amb assignacions prèvies, els participants han d’haver iniciat la sessió al compte Zoom associat amb l’adreça de correu electrònic que s’utilitza per a les assignacions prèvies . Si no hi ha iniciat la sessió o ha iniciat la sessió amb un compte diferent, no se'ls aplicarà la assignació prèvia.

Limitacions

• Només podeu assignar prèviament participants que tinguin un compte de Zoom (usuaris de Zoom interns o externs).
• Per assignar prèviament participants cal importar un arxiu CSV, el format el veurem a les següents passes.
• Es poden assignar fins a 200 participants a les breakout rooms.
• Si heu programat reunions periòdiques, les breakout rooms pre-assignades, només funcionaran si s'aplica a totes les reunions de la repetició. No podeu editar una sola reunió a la repetició i aplicar una assignació prèvia única.

Pre-assignar participants a breakout rooms fent servir el portal web

1. Inicieu la sessió al portal web Zoom.
2. Feu clic a Reuniones i programeu una reunió.
3. A la secció Opciones de la reunión, seleccioneu Preasignación de sala para grupos pequeños i feu clic a Crear salas.
4. Feu clic al botó del signe més  al costat de Salas per afegir més sales.
5. Passeu el cursor per sobre del nom predeterminat de la sala al tauler dret i feu clic al botó de llapis per canviar-lo.
6. Al quadre de text Add participants, cerqueu participants interns per nom o adreça de correu electrònic o introduïu manualment l’adreça de correu electrònic d’usuaris externs i premeu Retorn per afegir-los a la breakout room. 
7. (Opcional) Utilitzeu aquestes opcions per editar les breakout rooms i els participants:
   • Arrossegeu i deixeu anar l'adreça de correu del participant per canviar l'ordre.
   • Passeu el cursor per sobre del nom d'un participant per veure les opcions de moure'l a una altra sala o eliminar-ho de la breakout room actual.
   • Per eliminar una breakout room, passeu el cursor per sobre del nom de la sala al tauler esquerra i feu clic a la icona de la paperera . 
8. Feu clic a Guardar.

Creació del CSV al campus Virtual

Prèviament a la creació de la sessió en Zoom hem de preparar un arxiu .csv amb els diferents grups dels nostre curs. Podem descarregar un arxiu .csv des de el llibre de qualificacions del nostre curs com s'explica en aquesta PMF:
Com obtenir una llista dels alumnes inscrits al curs des del qualificador?

Caldrà configurar el nostre curs com a grups visibles i/o grups separats i descarregar un fitxer per a cadascú dels grups ja que Moodle no exporta a quin grup pertany cada alumne.

Això ens generarà un arxiu CSV amb una estructura semblant a aquesta:

L'estructura de l'arixu CSV requerida per zoom és aquesta:

Només caldria anar enganxant les adreces de correu dels alumnes a les sales corresponents de zoom, us recomanem que aquest correu sigui el correu corporatiu amb el que es validen a zoom.

Podeu descarregar un exemple d'arxiu CSV aquí.

Assignació prèvia dels participants a les breakouts rooms fent servir un arxiu CSV

1. Inicieu la sessió al portal web Zoom.
2. Feu clic a Reuniones i programeu una reunió.
3. A la secció Opciones de la reunión, seleccioneu Preasignación de sala para grupos pequeños i feu clic a Importar desde archivo CSV.
   Zoom us ensenyarà una imatge prèvia de la importació on podreu fer canvis si ho desitgeu, tan moure participants de sala com afegir-ne de nous.
   
4. Feu clic al botó Guardar.
    

Edició de l'assignació de breakout rooms

Si ja teniu participants assignats prèviament a les sales de reunions, podeu editar aquestes assignacions abans de començar la reunió.

Nota: També podeu gestionar les sales de reunions durant la reunió.

1. Inicieu la sessió al portal web Zoom.
2. Feu clic a Reuniones i feu clic a la reunió que vulgueu editar.
3. A la secció Breakout Room, feu clic a Ver detalles.
4. Editeu les breakout rooms en funció del que necessiteu. Veieu les seccions anteriors pels detalls d'edició
5. Feu clic a Guardar.
    

Començar una reunió amb breakout rooms pre-assignades

1. Comenceu la reunió amb els participants assignats prèviament a les sales de descans.
2. Feu clic a Breakout Rooms al panell de control de la reunió per accedir a les sales de reunions que heu creat.
   Nota:
   • Si un participant no està assignat automàticament a la sala de reunions que heu especificat en programar la reunió, el podeu recuperar per assignar-ho a la sala que li correspon recuperant la configuració original com s'explica al següent apartat.
   • Podeu assignar manualment els participants mitjançant els controls de les breakout rooms.
3. Feu clic a Open All Rooms per iniciar les breakout rooms.
    

Recuperar les breakout rooms pre-assignades

Després d'iniciar les breakout rooms, podeu recuperar l'assignació de les breakout rooms especificada anteriorment. Això pot ser útil si heu canviat les sales de reunions durant la reunió o si els participants assignats prèviament s’han unit a la reunió després de l'amfitrió o després de començar les breakout rooms.

1. Comenceu la reunió amb els participants assignats prèviament a les breakout rooms. 
2. Feu clic a Close All Rooms per tancar totes les breakout rooms.
3. Clic Recreate i després Recover to pre-assigned rooms. 
   Els participants es tornaran a organitzar a les breakout rooms que es va especificar al programar la reunió.