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Pedro Rueda Ramírez
Membre del Centre de Recerca en Informació, Comunicació i Cultura (CRICC)
Facultat d’Informació i Mitjans Audiovisuals
Universitat de Barcelona (UB)
Weber, Chela Scott; Conway, Martha O’Hara; Martin, Nicholas; Stevens, Gioia; Kamsler, Brigette C. (2021). Total cost of stewardship: responsable collection building in archives and special collections. Dublin, OH: OCLC Research. VI, 19 p. Disponible en: <https://doi.org/10.25333/zbh0-a044>. [Consulta: 03/08/2021].
Este informe plantea un reto importante debatido por los profesionales del patrimonio: cómo integrar el desarrollo de las colecciones y la toma de decisiones en relación con la incorporación de adquisiciones, donaciones, etc. en archivos y bibliotecas patrimoniales. Es un doble reto, cumplir con la política de colección y, a la par, que resulte sostenible en términos de gestión de recursos. La propuesta del grupo de trabajo que ha elaborado el informe incluye un conjunto de herramientas que permiten guiar la toma de decisiones respecto a estas necesidades de gestión. La reflexión del grupo propone la necesidad de ordenar y racionalizar la gestión de las colecciones de forma integral de tal modo que no pueda dudarse de la conveniencia de una adquisición, pero también garantizando que no pone en peligro los recursos del centro. Existe el riesgo de convertir las bibliotecas y archivos en depósitos con centenares de cajas sin tratamiento y, por lo tanto, sin poder ofrecer los documentos a los usuarios. O con materiales que poco (o nada) tienen que ver con las políticas de colección y los criterios de desarrollo de colección. El texto insiste (y es un punto esencial) que no conviene separar operaciones, de tal modo que la idoneidad de una donación tiene que ir a la par con la posibilidad de incorporarla con garantías de gestión, tratamiento y conservación.
El informe se acompaña de un juego de plantillas de gran interés. Estos materiales son la clave de esta propuesta ya que permiten desarrollar talleres y sesiones de formación para curadores y gestores. Estos materiales tienen la intención de orientar de forma global la toma de decisiones fundamentada en documentos que recogen evidencias. El motor de la propuesta es favorecer una estrategia que permite recopilar, organizar y compartir información esencial. En el caso de las políticas de desarrollo de colección, la plantilla organiza la estructura e incluye las preguntas clave que ayudan a definirla, pero también incluye otras plantillas para adquisición, procesamiento y digitalización. En todos los casos, la orientación es determinar la viabilidad atendiendo a una visión holística de la organización. La imagen global la ofrecen el conjunto de herramientas que proponen la toma de decisiones en términos estratégicos (desarrollo de la colección, adquisición, procesamiento y digitalización). La figura del iceberg aplicada al modelo que ofrecen es reveladora: muchos ven únicamente el coste de adquisición, la parte visible de la mole de hielo, pero bajo la superficie están los costes de gestión de la colección que son decisivos para la toma de decisiones: adquirir o no, esa es la cuestión para algunos, pero medirlo en términos globales es aún más clarificador. Lo que no se ve (pero conviene medir y comunicar) es la gran dimensión del coste de catalogar, procesar, describir, conservar, digitalizar, preservar digitalmente, almacenar y mantener las colecciones (analógicas o digitales).
«Total cost of stewardship» by OCLC Research, from Total cost of stewardship: responsible collection building in archives and special collections, CC BY 4.0
Además, se incorporan un conjunto de hojas de cálculo para medir los recursos necesarios que permitan garantizar la conservación, catalogación y el resto de los servicios asociados a las colecciones. Estos aspectos resultan esenciales en la toma de decisiones. Lo interesante en este caso es la metodología de trabajo que incluye evaluar la disponibilidad de recursos humanos, su capacidad, sus costes, el tiempo y el impacto. El resultado permite estimar la capacidad de catalogar o de procesar documentos de archivos y colecciones especiales teniendo siempre presente la estimación del impacto de las operaciones que se requieren para la incorporación de bienes patrimoniales. El contar con esta visión estratégica permite definir la capacidad real de un centro en relación con los materiales que puede gestionar. Es una estrategia de gestión que busca racionalizar los recursos, pero también definir los límites y mantener la organización a pleno rendimiento, sin generar disfunciones ni superar las capacidades técnicas disponibles. Un difícil equilibrio, pero muy necesario para evitar que el patrimonio se acumule sin una correcta gestión. Al igual que en cualquier otra organización, se necesita contar con esta imagen completa que permita orientar la toma de decisiones implicando a todos los actores. El informe es cuidadoso en este sentido, teniendo presentes siempre a patronos y donantes, además del personal del centro.
Un aspecto esencial que conviene destacar es la insistencia en la necesidad de la comunicación de estas estrategias. La necesaria publicidad de determinados documentos es esencial para mantener una fluida comunicación con todos los interesados. Los numerosos agentes implicados en la gestión de la colección y de desarrollo de la colección son vistos en este informe como dos bloques conectados, que necesitan compartir información, tomar decisiones globales y, por usar una imagen retórica, necesitan remar en la misma dirección y en el mismo barco. El informe del grupo de trabajo establece las definiciones esenciales y plantea la conveniencia de contar con las herramientas necesarias para poder evaluar una nueva adquisición desde diferentes perspectivas de la organización, teniendo siempre presente las responsabilidades asociadas a la infraestructura de la organización y sus capacidades para gestionar nuevas colecciones.
La adquisición es analizada como oportunidad, siendo a la par, un compromiso para la organización y las comunidades a las que se destina, especialmente en el caso de los centros dedicados a la investigación. La propuesta del grupo es trabajar conjuntamente para que las colecciones estén disponibles, sean visibles para todos los agentes implicados y permitan conectar la intersección entre las prácticas de incorporación de las colecciones y su gestión en términos asumibles para la organización. Un aspecto notable del informe es no perder nunca de vista el público, orientando las actividades técnicas a favorecer el acceso y conservar fondos y colecciones de forma responsable y sostenible. Es un modelo interesante, que sería conveniente plantear en nuestros centros patrimoniales. Una buena práctica que destacan los autores es la importancia de no separar procesos, contar con una visión de conjunto y, de forma decisiva, comunicar los costes y beneficios a nuestras comunidades de usuarios.
