Guía de Microsoft Word 365.Guía de Microsoft Word 365.Colección: Guías de contenido digital accesible
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Autora: Mireia Ribera
A partir de la guía de contenido accesible Word 2007, editada por Xavier Gómez Arbonés, Jordi L. Coiduras, y con autoría de Mireia Ribera, Afra Pascual, Marina Salse, Llúcia Masip, Toni Granollers, Juan M. López, Marta Oliva, Rosa Gil, Roberto García, Juan M.Gimeno, Jonathan Chiné, Anna Comas; y a partir de la guía de Word 2010 publicada por la misma autora
Primera edición: Barcelona, junio 2020
Segunda edición en formato HTML: Barcelona, diciembre 2023
Este documento es una guía de recomendaciones para crear contenido accesible con el programa Microsoft Word 365 en su versión Desktop.
Ha sido estructurado en diferentes secciones, donde explicamos lo que se ha de tener en cuenta y cuáles son los pasos que hemos de seguir para conseguirlo. Estas recomendaciones son muy útiles para crear documentos accesibles, ya sea para imprimirlos, o bien para leerlos en formato digital.
El seguimiento de estas recomendaciones ayuda a un gran número de personas con diferentes tipos de discapacidades a acceder correctamente al contenido de los documentos. Estas recomendaciones permitirán que los documentos sean más fáciles de leer y entender para todos. Hemos dividido este documento en las siguientes secciones:
Para describir los pasos de esta guía, hemos utilizado la siguiente versión del programa Microsoft Word:
Plataforma utilizada: Microsoft Office Word 365
El contenido textual hace referencia a la información en el cuerpo del documento.
Los metadatos se pueden definir como la información que damos sobre un documento. Esta información se usará para identificar el documento y facilitar la recuperación en entornos automatizados, ya que los motores de búsqueda están especialmente preparados para recuperar información a partir de los metadatos de los documentos.
Normalmente, cuando creamos un documento en Word, el programa nos añade, por defecto, unos datos básicos (como las fechas de creación, de modificación o el nombre del documento). Nosotros podemos incorporar, sin embargo, más datos que definan mejor el documento y su contenido, tales como el título, la autoría o unas palabras clave para indicar su tema. En MS Word estos datos se almacenarán en las propiedades del archivo.
Microsoft Word permite definir nuestros metadatos en Archivo – Información - Propiedades
Imagen 1. Menú de propiedades de un documento.
Se debe añadir información sobre el título, el autor, palabras clave y, opcionalmente, otros datos del documento.
Imagen 2. Menú de propiedades de un documento.
Es necesario estructurar los idiomas en los que está escrito el documento.
Eso quiere decir que tendremos que establecer, primero, el idioma de revisión en la opción Revisar, y después, si hubiera secciones en otros idiomas, tendríamos que indicar el idioma de aquella parte concreta.
Ejemplo correcto
Por ejemplo, si tenemos esta frase: Saludó al estudiante inglés diciendo hello
, la palabra hello no pertenece al idioma español y tenemos que identificarla como idioma inglés
Tanto para seleccionar el idioma principal del documento como para indicar el idioma de una parte, seguiremos el mismo procedimiento. En primer lugar, sin ningún texto ni imagen seleccionados, y antes de introducir ningún contenido, estableceremos el idioma general del documento
Podemos establecer el idioma general del documento desde la opción Establecer idioma de revisión del menú del Editor:
Imagen 3. Submenú de Revisar para establecer idioma.
Para indicar que un texto está escrito en otro idioma, en primer lugar seleccionaremos el texto en idioma distinto y luego estableceremos un idioma de revisión diferente, siguiendo los pasos indicados más arriba.
Imagen 4. Selección del idioma inglés para el texto "hello".
Siempre podremos ver el idioma asignado al texto en la barra inferior del documento.
Imagen 5. Información del idioma del documento o del texto seleccionado.
Para construir un documento Word bien marcado, tenemos que utilizar elementos estructurales (encabezados, pies de página, títulos, viñetas y otros tipos de etiquetado). También se tienen que definir los estilos y formatos del documento y evitar las variaciones de color.
Asimismo, es muy importante crear cada elemento estructural con la herramienta correspondiente y no simularlo, ya que, en caso contrario, la accesibilidad del documento se puede ver comprometida.
Ejemplo incorrecto
Por ejemplo, la siguiente lista no es una lista bien estructurada, solo lo simula.
-- Punto 1
-- Punto 2
Ejemplo correcto
Por el contrario, la siguiente lista es una lista real creada con la herramienta de viñetas:
Un estilo es un conjunto de características de formato que podemos definir para uno o más documentos Word. En Microsoft Word, crear un documento con estilos significa, por una parte, dar una estructura semántica (indicar qué es un encabezado, una lista o un texto con énfasis) y, por otra, dar la apariencia deseada a cada tipo de elemento.
Es muy importante mantener la coherencia a lo largo de nuestro documento en cuanto a estilos y usar los estilos básicos ofrecidos por el programa.
MENÚ: Inicio – Estilos.
Aparece el panel Estilos, donde podremos crear y modificar estilos.
Imagen 6. Visualizar el menú de estilos.
Seleccionamos el tipo de estilo que queremos modificar. También podemos crear un estilo nuevo a partir de un estilo existente. Seleccionamos el botón contextual del estilo (usualmente con un clic del botón derecho del ratón) y elegimos Modificar.
Imagen 7. Modificar un estilo .
Formato: Aquí debemos introducir las características del formato. Se recomienda no jugar mucho con el color ni usar familias de fuentes ornamentales o poco claras.
Botón de formato: Aquí podemos definir ya las características avanzadas de nuestro estilo. Una de las más comunes será, por ejemplo, añadir una enumeración o un esquema numerado. También en este punto tendremos que marcar, dentro de la opción Párrafo, el espaciado anterior y posterior del estilo para dar claridad al documento.
Imagen 8. Modificar los párrafos.
Seleccionamos el texto y en Inicio Estilos, escogemos el estilo que queremos aplicar. Microsoft automáticamente cambiará el formato del texto de modo coherente.
¡Atención!: Usar estilos facilita también la navegación por nuestro documento gracias al panel de navegación.
Para activar el panel de navegación MENÚ: Vista – Mostrar – Panel de Navegación.
Imagen 9. Panel de navegación con los encabezados y su jerarquía.
Las listas son una herramienta muy importante en la organización de nuestro texto, ya que nos permiten enumerar, marcar puntos destacados o presentar un esquema de las ideas. Es imprescindible crearlas siempre con el estilo correspondiente, ya que con esta herramienta las identificaremos como listas en el ámbito estructural y les damos un formato que será de fácil lectura. Además, se recomienda cerrar cada uno de los elementos de una lista con un signo de puntuación con el fin de facilitar su lectura.
Podemos hacer dos tipos de listas:
Los pasos a seguir son equivalentes a la asignación de estilos. Los estilos relevantes son Lista 1, 2, ... Lista con números 2, 3, … Lista con viñetas, Lista con viñetas 2, 3, …
Los encabezados permiten añadir informaciones comunes a las diversas páginas del documento. En ellos se puede incluir el título del documento, la fecha, el autor o el número de la página.
MENÚ: Insertar – Encabezado y pie de página.
Imagen 10. Opción de creación de encabezados, pies y números de página
Para introducir el número de página usaremos los encabezados y pies de página y tras ello, elegiremos una de las opciones del menú Números de página.
¡Atención!: Si nuestro objetivo final es generar documentos PDF para que sean vistos en pantalla, lo mejor es no numerar las páginas, ya que el formato PDF tiene una numeración propia y la doble numeración puede llevar a confusión en el momento de lectura.
El texto escrito en diversas columnas no compromete la accesibilidad del documento siempre que se realicen correctamente con la herramienta Columnas del editor de texto y no se simulen con cuadros de texto adyacentes, tabulaciones, tablas u otros.
MENÚ: Disposición – Configurar página – Columnas.
Imagen 11. Definir columnas.
El URL, que es la dirección de una página web, no se tiene que incluir en el enlace, ya que leerlo con un sintetizador de voz resulta muy tedioso. Si creemos que es importante proporcionar la URL de un sitio web, la podemos añadir en un listado numerado al final del documento, sin que sea un enlace. De forma paralela a lo que ocurre con las páginas web, también en los documentos hay que usar un texto significativo como enlace.
Ejemplo correcto
El documento digital se puede descargar desde la web del grupo Adaptabit[1]
[1] http://www.ub.edu/adaptabit/
Ejemplo incorrecto
El documento digital se puede descargar desde la web del grupo Adaptabit [http://www.ub.edu/adaptabit/].Añadimos información a los siguientes campos:
Consejos: Evitar el texto “haz clic aquí” como texto del enlace, ya que no es informativo y puede confundir a los usuarios de ayudas técnicas que suelen revisar todos los vínculos del documento en una única lista.
Tenemos que seguir algunas consideraciones para añadir una imagen a un documento de texto:
Añadimos una imagen al documento.
Desde el menú Formato de Imagen seleccionamos la opción Accesibilidad – Texto alternativo.
Imagen 12. Opción Texto Alternativo.
Añadimos un texto breve que describa la imagen o gráfico en el cajetín de Descripción.
En el mismo menú de imagen, seleccionamos Ajustar texto, y seleccionamos la opción En línea con el texto.
Consejos:
Las tablas son uno de los recursos más utilizados para mostrar datos de forma resumida, pero no las tenemos que utilizar nunca para maquetar los contenidos. Por ello, las únicas tablas aceptadas desde el punto de vista de la accesibilidad son las tablas de datos.
Las tablas presentan graves problemas de accesibilidad, por lo tanto, tienen que ser lo más simples posible y es mejor no modificar su estructura una vez creadas.
La información en las tablas de datos se estructura en filas y columnas creando una jerarquía. Esta información jerárquica debemos transmitirla también a los usuarios que tienen que acceder a la tabla de forma no visual por medio de su estructura.
Imagen 13. Creación de una tabla.
Las tablas, al ser de difícil consulta, requieren también disponer de un texto alternativo que resuma los datos más importantes y que permita decidir al usuario si quiere o no consultarla en su totalidad.
En el diseño de tabla cuando marcamos fila o columna de encabezado, en esta versión de MS Word, ello se traduce ya a marcas semánticas, y las casillas correspondientes quedan marcadas como encabezado.
Imagen 14. Diseño de una tabla.
!Atención!: En las versiones anteriores de MS Word solo se puede marcar estructuralmente los encabezados de columna, y ello se hace a través de las propiedades de fila.
Desde la versión de Office 2010 Microsoft ha incorporado opciones para comprobar y corregir problemas de accesibilidad en los documentos creados a partir de un validador propio.
Archivo - Información - Comprobar si hay problemas - Comprobar accesibilidad.
Imagen 15. Menú Comprobar accesibilidad.
El validador identifica los errores de accesibilidad del documento, y ofrece información adicional para corregirlos. También proporciona advertencias sobre posibles errores que no puede validar automáticamente.
Imagen 16. Comprobador de accesibilidad con los errores del documento
Consejos: Debemos corregir todos los errores. Debemos revisar las advertencias, pero no siempre será necesario corregirlas.
Como novedad de esta versión de MS Word, se han incorporado herramientas de lectura muy útiles para lectores con dificultades de lectura.
Lector inmersivo
Menú Vista – Lector inmersivo
Permite elegir ancho de columna, color de página e incluso ir resaltando la línea de lectura. Además permite separar en sílabas o leer en voz alta
Imagen 17. Texto con lectura immersiva.