Resolució d'incidències de les factures introduïdes al SAP (A252-02)

Descripció:

Introducció

Aquest procediment descriu les actuacions que es porten a terme des de la Unitat de registre i digitalització de factures (URD), i per part dels gestors SAP, quan una factura digitalitzada o electrònica emesa per un proveïdor (creditor) de la UB, ha estat transferida a l’aplicació ATENEA_ECOFIN,  i el gestor SAP detecta que la factura presenta alguna incidència o error.
Aquest procediment s’aplica, tant a les factures que es digitalitzen i registren a través de la URD, com a les factures electròniques que entren a través del punt general d’entrada de les factures del Sector Públic Català (eFACT).
 

Les incidències més habituals en les factures digitalitzades són:

• Algun camp de la factura és incorrecte degut a un error de lectura en el procés de digitalització (p.ex. el número de factura, l’import, o la data de factura que apareix és incorrecte)
• La factura no pertany al centre gestor al qual s’ha associat la factura.
• La factura ja ha estat tramitada anteriorment (degut a que el sistema ha introduït la factura amb un identificador diferent i per tant l’identifica com a nova factura)
• La factura emesa pel proveïdor correspon al centre gestor però té un error de facturació en el material/servei prestat.
• L’arxiu annexat a la factura no es pot visualitzar correctament
• En el procés d’associar la factura al Reconeixement d’Obligació o manament, el gestor SAP introdueix una data no correcte (p. ex. error en el tipus d'IVA, o en el número de comanda, etc.)

 

Les incidències més habituals en les factures electròniques (eFactura) són:

• La factura presenta un error en els codis DIR3 que s’hi especifiquen.
• La factura està duplicada en format pdf o paper i ja ha estat registrada per la URD.
• La factura presenta un error en la classificació de tipus de factura: factura original (OO), factura rectificativa (OR).
• L’adreça fiscal de la Universitat de Barcelona que apareix a la factura és incorrecta.
• La descripció de la factura és incorrecta.
• L’import de la factura és incorrecte.
• El Tipus d’IVA imputat a la factura és incorrecte

 

• Vegeu informació sobre la factura electrònica (eFactura)
   
• Vegeu informació sobre la factura electrònica a la UB
   
• Vegeu informació sobre els codis DIR3

 

Unitat de referència

 

Unitat de Registre i Digitalització de factures (URD)

• Elvira Julià, Montse Pallarés i Carolina Arbol
• 93 402 0497 / 403 71 92
• digitalitzacio.factures@ub.edu (per les factures a digitalitzar)
• incidencies.factures@ub.edu (per les incidències)
• Balmes 7, 4a planta.

 

Descripció

 

1. Transferència de les dades al SAP

Les factures rebudes a la Universitat de Barcelona, tant a través de la Unitat de Registre i Digitalització (URD) (factures en paper i en format pdf)  com a través del punt general d’entrada de factures electròniques (eFactura), un cop registrades al SAP, queden pendents de tramitar per part del gestor SAP a la seva safata “Z59_ACT_FACT_OCR – Safata factures pendent de validació.

 

2. Visualització de la factura al centre gestor

El gestor SAP entra a l’aplicació SAP i comprova si té factures pendents de tramitar a  la seva safata “Z59_ACT_FACT-OCR – Safata factures pendents validació”.

Si té una o més factures a la Safata, selecciona la línia de la factura i clica a la icona Visualitzar  la factura, on veu  les dades de la factura amb alguns camps pendents d’emplenar. Seguidament  el gestor SAP clica a la icona Documentació annexada on s’obre un PDF, i també un fitxer xml, si és una factura electrònica, i visualitza la factura digitalitzada, per tal de verificar que la factura és correcte i correspon a una despesa vinculada al seu centre gestor.

Les factures que han arribat a la URD i que han estat registrades i digitalitzades i les factures electròniques (eFactura)  pendents de tramitació es troben en “estat 0” (incompleta)

Si hi ha una incidència en la factura passem al punt 3 (Detecció incidència)

Si la factura és correcta passem al punt 12 (Factura correcta, acceptació)

 

3. Detecció de la incidència

El gestor SAP visualitza la factura i troba una de les següent incidències:

 

 a) En el cas de factures digitalitzades a la URD:

1. Algun camp de la factura no es visualitza bé, degut a una lectura incorrecte en el procés de digitalització (p .ex. el número de factura o la data de factura que apareix és incorrecte).
2. El PDF adjunt corresponent a la imatge de la factura no es visualitza bé.
3. La factura no pertany al seu centre gestor.
4. La factura ja ha estat tramitada anteriorment (el sistema ha donat un codi com si fos una factura nova, degut a un error de lectura en el procediment de Registre i digitalització de factures rebudes a la UB).

En aquests 4 casos, la incidència s’ha de comunicar a la URD per tal que la resolguin, passem al punt 4 (Comunicació de la incidència a la URD)

Si la factura emesa pel proveïdor correspon al seu centre gestor però té un error en la facturació del material o servei, s’ha de comunicar la incidència al proveïdor per tal que la resolgui. Passem al punt 5 (Comunicació de la incidència al proveïdor)

 

 b) En el cas de factures electròniques (eFactura):

1. La factura presenta un error en els codis DIR3 que s’hi especifiquen.
2. La factura està duplicada en format pdf o paper i ja ha estat registrada per la URD .
3. La factura presenta un error en la classificació de tipus de factura: factura original (OO), factura rectificativa (OR)
4. L’adreça fiscal de la Universitat de Barcelona que apareix a la factura és incorrecta.
5. La descripció de la factura és incorrecta.
6. L’import de la factura és incorrecte.
7. El tipus d’IVA imputat a la factura és incorrecte.

En aquests casos, la incidència s’ha de comunicar a la URD per tal que puguin retornar la factura, passem al punt 4 (Comunicació de la incidència a la URD).

 

4. Comunicació de la incidència a la URD (casella textos ampliats)

El gestor SAP selecciona la línia de la factura i  va a la casella Modificar factura i clica a la icona "textos ampliats", on annexa algun document justificatiu, en el que exposa el motiu de l’error, d’acord amb la incidència detectada:

1. Si algun camp de la factura no es visualitza bé, indica quin és.
2. Indica que el PDF adjunt corresponent a la imatge de la factura no es visualitza correctament.
3. Indica que la factura no pertany al seu centre gestor i informa el número del centre gestor correcte, si el sap.
4. Si la factura ja ha estat tramitada anteriorment, indica el número de reconeixent d'Obligació (fase 0) amb el que ha fet el pagament.
5. Indica, si és el cas, que al visualitzar el PDF de la factura electrònica (eFactura) ha detectat alguna de les incidències mencionades en el punt anterior.

Passem al punt 6 (Rebuig de la factura)

 

5. Comunicació de la incidència al proveïdor

El gestor SAP visualitza la factura i veu que correspon al seu centre gestor però té un error de facturació. (p. Ex. error en el nombre de productes facturats o en el preu etc.).

El gestor SAP es posa en contacte amb el proveïdor i li comunica l’error de la factura i li demana que faci una factura rectificativa (substitutiva o abonament) i l’enviï a la URD.

El gestor SAP no tramita la factura errònia i queda a l’espera de que arribi la rectificativa per tal de comptabilitzar les dues factures juntes.

Quan la factura rectificativa arriba a la URD, el personal de la URD la tramita i seguidament el gestor SAP troba la factura rectificativa a la seva “Safata factures pendents validació”.

El gestor SAP tramita les dues factures juntes, la que conté l’error (activitat factura F) i la rectificativa (activitat factura A) com a un abonament i si són correctes passem al punt 12 (Factura correcte, acceptació)

 

6. Rebuig de la factura 

Una vegada que el gestor SAP ha indicat a la casella textos ampliats el motiu de la incidència de la factura, l’ha de rebutjar per tal de passar-la a "estat N", i que la URD la pugui recuperar. Això ho fa seleccionant la línia de la factura i clicant a la casella "Estat UB factura No reconeguda", seguidament aquesta factura desapareix de la seva “Safata factures pendents validació” i passa a "estat N" (no reconeguda).

 

7. Revisió de les factures en estat N

El personal de la URD revisa les factures que han rebutjat els centres gestors i estan en "estat N" (no reconeguda).
Depenent del tipus d’incidència es fan les actuacions següent:

• Si la incidència és degut a un error en la digitalització passem al punt 8 (Resolució incidència per error en la digitalització)
• Si la incidència és degut a un error de vinculació al centre gestor, passem al punt 9 (Resolució d’incidència per error de vinculació al centre gestor)
• Si la incidència és degut a que la factura ja ha estat tramitada , passem al punt 10 (Resolució d’incidència, factura ja pagada)
• Si la incidència és d’una factura electrònica (eFactura), passem al punt 11 (Resolució d’incidència, factura electrònica (eFactura) incorrecte)

 

8. Resolució d’incidència per error de digitalització

El personal de la URD visualitza la factura i veu el text explicatiu on el gestor SAP ha   indicat que un o varis camps de la factura  o el PDF adjunt amb la imatge de la factura no es visualitzen bé, degut a una lectura incorrecte en el procés de digitalització.

El personal de la URD, recupera la factura de l’arxiu i la torna a digitalitzar,  i elimina del SAP la factura incorrecte (mal digitalitzada). Seguidament el gestor SAP rep la factura novament digitalitzada en "estat 0" (incompleta) a la seva “Safata factures pendents validació”, per tal que la tramiti. Vegeu punt 2 (Visualització de la factura al centre gestor)

 

9. Resolució d’incidència per error de vinculació al centre gestor

El personal de la URD visualitza la factura  i veu el text explicatiu on el gestor SAP ha   indicat que aquella factura no correspon a una despesa vinculada al seu centre gestor.

• Si el gestor SAP ha indicat el número de centre gestor correcte el personal de la URD modifica el centre gestor a qui va vinculada la factura i la torna a "estat 0" (incompleta).
• Si el gestor SAP no ha indicat el centre gestor, el personal de la URD es posa en contacte amb el proveïdor, a fi de saber més dades sobre qui ha encarregat el material o servei facturat i poder associar la factura al centre gestor correcte.

Si és un proveïdor nacional:

• El personal de la URD fa un primer contacte telefònic amb el proveïdor per comunicar-li la incidència, si cal  li envia un correu electrònic on s’adjunta la factura

Si és un proveïdor estranger:

• El personal de la URD envia un correu electrònic al proveïdor on s’adjunta la factura i una carta (en anglès, francès, alemany o italià, segons correspongui) indicant-li la incidència

Quan tenen el número de centre gestor correcte, el personal de la URD modifica el centre gestor a qui va vinculada la factura i la torna a "estat 0" (incompleta).
El gestor SAP del centre gestor on s’ha vinculat la factura troba la factura a la seva  “Safata factures pendents validació” i inicia la seva tramitació vegeu Punt 2 (Visualització de la factura al centre gestor).

Si finalment és impossible determinar el centre gestor on va associada la factura, ja que el mateix proveïdor ho desconeix (p. ex. potser que la factura sigui d’una altra universitat) el personal de la URD demana al proveïdor una factura rectificativa i la introdueixen al SAP per compensar la factura i l'abonament en un manament. La URD també admet un correu  electrònic del proveïdor (creditor) demanant que es retiri la factura per ser incorrecta.

 

10. Resolució d’incidència d'una factura ja pagada

El personal de la URD visualitza la factura i veu el text explicatiu on el gestor SAP ha indicat que aquella factura ja s’ha tramitat anteriorment.

• El personal de la URD comprova que el número de document justificatiu del pagament (Reconeixement d’Obligació o manament indicat pel gestor SAP és correcte i si és així, modifica l’estat de la factura a "Inactiva" (estat 4).
• Si el gestor SAP no ha indicat el número de document justificatiu del pagament (Reconeixement d’Obligació o manament), el personal de la URD investiga si aquesta factura ha estat pagada o no. Si ha estat pagada, modifica l'estat de la factura a "Inactiva" (estat 4).

 

11. Resolució d’incidència d'una factura electrònica incorrecta

El personal de la URD visualitza la factura  i veu el text explicatiu on el gestor SAP ha indicat la incidència que presenta la factura electrònica (eFactura) per la qual és motiu de rebuig.
A continuació, el personal de la URD retorna al hub o intercanviador de l’Administració Oberta de Catalunya la factura electrònica incorrecte, especificant el motiu de rebuig, per tal que el proveïdor estigui degudament informat, i pugui esmenar l’error en la factura, si escau. 

 

12. Factura correcta, acceptació

Si la factura visualitzada és correcta i correspon a una despesa vinculada al seu Centre gestor, el gestor SAP inicia l’acceptació de la factura, tornant a la pantalla inicial i clicant a la icona Modificar factura
 
En la pantalla que apareix el gestor SAP completa els següents camps:

• Indicador d’impostos
• Descripció
• Posició pressupostària on s’aplica la despesa
• Número de comanda i/o d'AD, si escau.

Guarda els canvis i la factura passa a "estat C" (completada) i torna a la pantalla inicial.

Seguidament, accepta la factura clicant a la icona Estat UB Acceptar Factura, la factura passa a "estat G" (acceptada).

 

13. Tramitació del reconeixement d'obligació o manament 

Una vegada el gestor SAP ha acceptat la factura, accedeix a la safata de d’Associar factures a Obligacions per tal de seguir amb la tramitació del pagament de la factura associant la factura a l’obligació, fent el Reconeixement d’Obligació o manament.
 

• Vegeu informació sobre incidències en el Reconeixement d’Obligació o Manament.

 

Documentació associada

• Manual d’usuari: Tramitació Factures electròniques i digitalitzades, de 22 de març de 2014, actualitzat en data  01 de juliol de 2021. (Versió 5.0) [PDF]

 

 

Normativa

 

• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
• Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
• Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
• Resolución de 25 de junio de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se establecen las condiciones de uso de la plataforma FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
• Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.
• Acord GOV/151/2014, d’11 de novembre, sobre el punt general d’entrada de factures electròniques de Catalunya.
• Ley Orgánica 6/2015, de 12 de junio, de modificación de la Ley Orgánica 8/1980, de 22 de septiembre, de financiación de las Comunidades Autónomas y de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad financiera.
• Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio, por la que se modifican la Orden HAP/492/2014 de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, y la Orden HAP/1074, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
• Instrucció per a l'impuls de la factura electrònica a la Universitat de Barcelona, de data 9 de maig de 2019.