- Procediment
- Àmbit econòmic
Aquest procediment descriu les actuacions que es porten a terme des de la Unitat de registre i digitalització de factures (URD), punt d’entrada únic de les factures de la UB, des de que reben una factura emesa per un proveïdor (creditor) de la UB fins que el gestor SAP la troba a la seva safata de factures pendents de validació i posterior tramitació.
Aquest procediment s’aplica només a les factures dels proveïdors de la UB, no a les factures que emet la pròpia UB i ha de cobrar.
La digitalització de les factures a la UB es va posar en funcionament, d’una banda, per la voluntat d'actualitzar i optimitzar la gestió comptable d’acord amb el Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, que aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació i contempla la utilització de diversos mitjans electrònics per a conservació de les factures.
I, d’altra banda, a conseqüència de la publicació de la Llei 25/13 de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic que obliga a concentrar en un únic punt d’entrada totes les factures de l’administració.
Les factures rebudes en format no electrònic, és a dir, en paper o PDF, es digitalitzen mitjançant el programa INVOICES que permet capturar la informació de les factures i transferir les dades al SAP. A més, emmagatzema electrònicament les imatges de les factures en un sistema d’arxiu i fluix de treball. Aquest programa té un disseny modular consistent en sis mòduls diferents:
- Import File (factures en PDF)
- Escaneig (digitalització) de les factures
- Identificació i interpretació
- Elaboració de plantilles per a la lectura de les factures
- Validació i verificació de les dades
- Transferència de les dades al SAP
Queden excloses d’aquest procediment les factures electròniques (format facturae, xml), ja que tenen un tractament específic.
Unitat de referència
Unitat de Registre i Digitalització de factures (URD)
- Elvira Julià, Montse Pallarés i Carolina Arbol
- 93 402 0497 / 403 71 92
- digitalitzacio.factures@ub.edu
- Balmes 7, 4a planta.
1. Emissió de la factura i tramesa
El proveïdor (creditor) emet la factura i la tramet a la Unitat de registre i digitalització de factures (URD), punt d’entrada únic de les factures a la UB. Passem al punt 4 (Recepció de la factura a la URD).
Encara que de vegades el proveïdor (creditor) tramet la factura original a la unitat que li ha encarregat el producte/material o servei. Passem al punt 2 (Recepció i validació de la factura al centre gestor)
En el cas que la factura sigui en format electrònic entra directament a la safata de factures pendents de validació. Passem al punt 11.
2. Recepció i validació de la factura al centre gestor, alta del creditor, si escau
Si el proveïdor tramet la factura al Centre gestor receptor del servei o producte, el gestor SAP en revisa les dades:
- Dades fiscals de la UB (NIF i adreça fiscal)
- Dades econòmiques que permeten identificar qui ha fet la despesa (número de comanda o de centre gestor)
- Codis DIR3
Si la factura té algun error, ho comunica el creditor per tal que l’esmeni, i l’envií amb les dades correctes a la Unitat de registre i digitalització de factures (URD), punt d’entrada únic de les factures a la UB.
Si la factura és correcte, el gestor SAP valida que el creditor estigui donat d’alta al SAP.
Si el creditor no està donat d’alta a l'aplicació SAP, el gestor SAP en tramita l’alta a l’aplicació SAP, ja que si el proveïdor no està donat d’alta, la factura no es pot introduir al sistema. (vegeu punt 9.)
3. Tramesa de la factura a la URD
A continuació el gestor SAP tramet la factura original a la URD, punt d’entrada únic de les factures a la UB, indicant el codi del centre gestor on s’ha d’imputar la factura, si és que a la factura no hi consten i no s’ha fet una comanda prèvia.
4. Recepció de la factura a la URD
La URD rep la factura original tramesa pel proveïdor o pel centre gestor. La URD només pot digitalitzar factures originals en format paper o PDF, mai còpies o documents escanejats, només s’acceptaran duplicats en cas de pèrdua de l’original.
El personal de la URD revisa que la factura contingui:
- Dades fiscals de la UB (NIF i adreça fiscal)
- Dades econòmiques que permeten identificar qui ha fet la despesa (número de comanda o de centre gestor)
- Codis DIR3
Si la factura és correcte, passem al punt 7 (Classificació de la factura)
Si la factura presenta algun error o està incompleta, passem al punt 5 (Comunicació de l’error o incidència i retorn de la factura errònia)
5. Comunicació de l'error o incidència i retorn de la factura errònia
El personal de la URD comunica l’error o incidència d’acord amb la via d’arribada de la factura a la URD:
- Si la factura l’ha enviat a la URD un proveïdor nacional:
El personal de la URD fa un primer contacte telefònic amb el proveïdor per comunicar-li la incidència o error en la factura, seguidament li envia un correu electrònic on s’adjunta la factura i una carta indicant-li el motiu del rebuig de la factura, per tal que pugui esmenar l’error o incidència i la torni a enviar a la URD.
- Si la factura l’ha enviat a la URD un proveïdor estranger:
El personal de la URD envia un correu electrònic al proveïdor on s’adjunta la factura i una carta (en anglès, francès, italià o alemany, segons correspongui) indicant-li el motiu del rebuig de la factura, per tal que pugui esmenar l’error o incidència i la torni a enviar a la URD.
- Si la factura l’ha enviat a la URD un centre gestor de la UB:
El personal de la URD retorna al centre gestor la factura (sigui en format paper o en PDF) juntament amb la fitxa amb les indicacions dels motius del rebuig segons la incidència que presenti per tal que l’esmeni.
La nova factura, una vegada modificada, s’ha d’enviar directament a la URD, punt d’entrada únic de les factures a la UB.
6. Esmena de la factura per part del creditor, si escau
El proveïdor (creditor) esmena l’error i envia la factura original a la URD. Tornem al punt 1 (Emissió de la factura i tramesa)
7. Classificació de la factura depenent del seu format i escaneig
Si les dades de la factura que ha arribat a la URD són correctes, (vegeu punt 4) el personal de la URD la classifica d’acord amb el seu format:
- Si és en format paper, la classifica manualment d’acord amb si la factura rebuda és a una pàgina, multi pàgina, o a doble cara i seguidament s’escaneja per grups amb les mateixes característiques amb ordres diferents en cada cas. Després el personal de la URD l’arxiva, tot i que la digitalització certificada atorga validesa legal a la factura processada i es podria destruir l’original en paper, s’ha optat almenys inicialment, per guardar-la com a mesura de prudència.
- Si la factura és en format PDF es passa a un arxiu intermedi Import File que la trasllada al mòdul d’escaneig.
8. Digitalització de la factura
A continuació, el personal de la URD inicia el procés de digitalització de la factura, tant si és en format paper com en PDF, es fa servir el mòdul Scan_Visio eCapture* que captura les imatges de la factura i les guarda com a fitxer d’imatges TIFF. I, a continuació, mitjançant el mòdul Interprete es llegeixen i processen els camps de dades de la factura:
- NIF de la UB
- NIF del proveïdor
- número de factura
- data factura
- base imposable
- tipus d'IVA
- import d’IVA
- import total de la factura
- tipus de moneda
- número de comanda
- número de centre gestor
- codis DIR3
- criteri de caixa, si n’hi ha.
* Que compleix amb la norma de digitalització certificada segons ordre EHA/962/2007.
9. Identificació i interpretació de les dades de la factura
El programa INVOICES, incorpora una tècnica d’aprenentatge adaptatiu per identificar les factures i reconèixer els proveïdors.
Aprèn l’aspecte i el disseny d’una factura i els guarda la primera vegada que els interpreta. Quan llegeix una factura d’un proveïdor conegut pot interpretar-la d’acord amb les principals característiques recopilades en la factura guardada.
Quan la factura ha estat escanejada, el programa busca en la factura els indicadors que permeten identificar a quin proveïdor pertany. Un cop ha identificat el proveïdor, busca i interpreta les dades presents a la factura segons una plantilla definida prèviament.
Tot i que, en la majoria dels casos, les plantilles s’elaboren automàticament, a vegades es dóna el cas que el personal de la URD detecti un error i sigui necessari corregir o ajustar la plantilla, mitjançant un metallenguatge i una sintaxi específics al mòdul Otptimize.
El programa avisa quan es produeix alguna incidència:
- Si el creditor no està donat d’alta, el programa no troba a qui associar la factura. És per aquesta raó que els gestors SAP han de fer una validació prèvia que el creditor està donat d’alta a l'aplicació SAP perquè si no la factura no es pot tramitar. (vegeu punt 2 del procediment)
- Si el programa no troba cap plantilla a la base de dades que s’ajusti als identificadors de la factura, llavors el personal de la URD esbrina quin és el problema per tal de solucionar-lo i poder continuar (no ha pogut llegir una dada, o l’ha llegida malament i per això no coincideix amb cap proveïdor, etc.).
- Si dóna un error de lectura, el personal de la URD va al mòdul Optimize per recuperar la plantilla elaborada automàticament i ajusta els camps a la informació de la factura per tal de facilitar-ne la interpretació
- Altres vegades el personal de la URD ha d’activar més camps de lectura en la plantilla inicial, com per exemple si es tracta d’una factura que inclou diferents tipus d’IVAs.
10. Validació i verificació de les dades
Quan el programa troba el proveïdor, mostra la informació interpretada. Mitjançant el mòdul Verify es mostren a la part esquerra de la pantalla, la imatge de la factura, i a la dreta els valors interpretats. El personal de la URD revisa les dades i en el cas d’una interpretació errònia per part del programa les corregeix.
Un cop finalitzada la verificació el personal de la URD confirma que la interpretació de les dades de la factura són correctes i accepta la factura al programa com a correcte.
11. Transferència de les dades al SAP i registre de la factura
Després que la factura ha estat confirmada, passa al mòdul Transfer que serveix per transferir, tant la imatge de la factura com les dades que han estat processades, a l'aplicació SAP i alhora a un arxiu i un sistema de fluix de treball l’ScanVisio WebViewer que guarda tots els documents que s’han gestionat.
Si la factura ja ha estat introduïda amb anterioritat, el programa dóna l’avís de “factura duplicada”, el personal de la URD comprova que la factura realment ja ha estat introduïda a l'aplicació SAP i si és així , ho fa constar per hipertextos o annexant la documentació que sigui necessària per a justificar-ho, i deixa la factura inactiva en “estat 4”.
Un cop s’ha transferit a l'aplicació SAP, aquesta factura queda registrada pel sistema (incloent-hi un número de registre i la data i hora d’entrada) i en “estat 0” (incompleta), pendent que el gestor SAP iniciï la seva tramitació: la factura apareix a la safata “Z59_ACT_FACT-OCR – Safata factures pendents validació” des de la qual el gestor del SAP visualitza la factura:
- En el cas que la factura sigui d’una despesa associada al seu centre gestor, el gestor SAP inicia el procediment de tramitació del seu pagament (Reconeixement d’Obligació o Manament)
- En el cas que la factura no correspongui a una despesa associada al seu centre gestor, el gestor SAP inicia el procediment de resolució d’aquesta incidència, vegeu el procediment de Resolució d’incidències de les factures introduïdes al SAP.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de implulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
- Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
- Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
- Resolución de 25 de junio de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se establecen las condiciones de uso de la plataforma FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
- Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.
- Acord GOV/151/2014, d’11 de novembre, sobre el punt general d’entrada de factures electròniques de Catalunya.
- Ley Orgánica 6/2015, de 12 de junio, de modificación de la Ley Orgánica 8/1980, de 22 de septiembre, de financiación de las Comunidades Autónomas y de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad financiera.
- Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio, por la que se modifican la Orden HAP/492/2014 de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, y la Orden HAP/1074, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
- Instrucció per a l'impuls de la factura electrònica a la Universitat de Barcelona, de data 9 de maig de 2019.
Navegació ràpida
Versió: 04 (28-11-2023)