Pagament de les retribucions dels becaris de col·laboració en serveis i unitats de la UB o en institucions externes (a41-12)

1. Control pressupostari

En el moment de fer les propostes de beca i abans que se’n publiqui la convocatòria, els serveis o unitats proposants tramiten els documents comptables mitjançant l’aplicació SAP al Centre Gestor de Beques i Ajuts a l’Estudiant - Beques de col·laboració: MC (Modificació de crèdit) tipus TRBE (si la despesa és en l'exercici econòmic corrent) o RC (Reserva de Crèdit) (si implica una despesa pluriennal), fets a través de l'aplicació SAP, els quals acrediten que  hi haurà diners per assumir la despesa.

• Els serveis o unitats han d'assumir les despeses de les beques i de les quotes patronals de la Seguretat Social. Ja sigui en un únic document o per separat, cal fer un moviment comptable diferenciat per a cada cosa: la dotació de la beca va al capítol IV i les quotes patronals, al capítol I.
   
• Els documents comptables s'han de fer segons el nou circuit establert per a la gestió econòmica de les beques de col·laboració, consensuat entre la Unitat de Beques i Ajuts-Beques de col·laboració i les unitat de Comptabilitat i de Planificació Econòmica i Pressupostos. Aquest circuit serà d'aplicació per a totes les convocatòries creades a partir de gener de 2021:

• *X= anualitat en la que es fa la transferència
• *Y: Àrea de Tecnologies:2, CRAI, (CeDocBiV): 3, CRAI-SUPORT DOCÈNCIA:4, RESTA D'UNITATS TRANSVERSALS: 9

• Vegeu el Circuit de comptabilització de Beques de Col·laboració i pràctiques SAE
  (Circuit actualitzat a data febrer de 2023)

Les entitats externes efectuen els pagaments corresponents en virtut dels terminis que estableixen els respectius convenis amb la Universitat de Barcelona. Des de Beques de col·laboració s’envien escrits recordatoris abans de cada període de pagament.

Així mateix, a principis d’any envia recordatoris als serveis o unitats que tenen RC de convocatòries de l’any anterior (pluriennals) per tal que facin les MC (tipus TRBE) corresponents perquè quedi pagada la totalitat de la beca (retribucions i quota patronal).

Paral·lelament, Beques de col·laboració fa un seguiment detallat de la despesa pel servei o unitat convocant a efectes de la posterior liquidació.

2. Tramitació dels pagaments mensuals

Beques de col·laboració introdueix mensualment tots els moviments que genera la nòmina dels becaris al programa GEBEC, des del qual s’envia la informació a PAS (al programa Perseu) perquè elaborin la nòmina. També des de Beques es controlen els reintegraments, els cobraments indeguts i les incidències de la nòmina en general.

Posteriorment, Beques de col·laboració tramet tota la informació que requereixi Comptabilitat, per tal que es puguin comptabilitzar les nòmines pagades via Perseu i s’apliquin al pressupost de Beques els imports reintegrats per becaris que hagin cobrat indegudament (prèvia reclamació).

3. Liquidació pressupostaria

En finalitzar el període de prestació de la col·laboració, Beques de Col·laboració fa un informe de liquidació per servei o unitat i convocatòria, i l’envia al servei o unitat proposant. Així mateix, fa una MC (tipus TRBE) si el saldo liquidat és a favor del servei o unitat proposant, o comunica a la unitat l'import que ha d'ingressar a Beques de col·laboració si el saldo liquidat és negatiu.

En finalitzar l’any comptable, Beques de col·laboració comprova els saldos del servei o de la unitat i fa el tràmit de demanar romanents tant dels conceptes pressupostaris de retribucions com de la Seguretat Social.

4. Modificacions

Per a informació sobre altes i baixes de becaris, vegeu Renúncia i substitució d’una beca de col·laboració en serveis i unitats de la UB o en institucions externes