1. Control pressupostari
En les propostes, l'administració convocant ha de fer constar els documents comptable MC (Modificació de crèdit), tipus TRBE o RC (Reserva de crèdit), segons sigui el cas, fets a través de l'aplicació SAP, que acrediten que hi ha diners per assumir les despeses i que implicarà la transferència dels diners (cas de la MC-TRBE) a la unitat Beques i Ajuts a l'Estudiant per a la gestió del pagament de la Seguretat Social de la beca un cop estigui resolta, o bé, el compromís a ingressar en el cas de pressupost d'exercicis futurs, si es tracta de beques plurianuals (cas de la RC)
Cal fer els documents comptables segons el nou circuit establert per a la gestió econòmica de les beques de col·laboració, consensuat entre la Unitat de Beques i Ajuts a l'Estudiant-Beques de Col·laboració i les unitats de Comptabilitat i de Planificació Econòmica i Pressupostos. Aquest circuit serà d'aplicació per a totes les convocatòries creades a partir de gener de 2021:
| CENTRES | BEQUES CONVOCADES I GESTIONADES PEL PROPI CENTRE |
| Si la partida d'origen és genèrica | Si la partida d'origen és afectada |
| Concepte | Partida receptora | |||
| Retribucions | D/482000900/C202X*G/G00 SENSE FONS | D/482000900/C202X*A/G00 Fons V1UPPAGESP | ||
| Quotes patronals Seguretat Social | D/160000300/C202X*G/G00 SENSE FONS | D/160000300/C202X*A/G00 Fons V1UPPAGESP | ||
*X= anualitat en la qual es fa la transferència.
- Vegeu el CIRCUIT de comptabilització de beques de col·laboració i pràctiques del SAE
(Circuit actualitzat a data febrer de 2023)
Les entitats externes efectuen els pagaments corresponents en virtut dels terminis que estableixen els respectius convenis amb la Universitat de Barcelona. Paral·lelament, Beques de col·laboració fa un seguiment detallat de la despesa per unitat convocant a efectes de la posterior liquidació.
2. Tramitació dels pagaments mensuals
Beques de col·laboració introdueix mensualment tots els moviments que genera la nòmina dels becaris al programa GEBEC i, des d’aquest programa, s’envia la informació a PAS (al programa Perseu) perquè elaborin la nòmina. També des de Beques es controlen els reintegraments, els cobraments indeguts i les incidències de la nòmina en general.
Posteriorment, Beques envia tota la informació que requereixi Comptabilitat, per tal que es puguin comptabilitzar les nòmines pagades via Perseu i s’apliquin al pressupost de Beques els imports reintegrats per becaris que hagin cobrat indegudament (prèvia reclamació).
3. Liquidació pressupostaria
En finalitzar el període de prestació de la col·laboració, Beques de col·laboració fa un informe de liquidació per convocatòria que s’envia a la unitat proposant (a l’oficina d’afers generals). Beques de col·laboració fa una MC (tipus TRBE) si el saldo liquidat és a favor de la unitat proposant, o fa una petició per tal que s’ingressi la diferència si el saldo liquidat és negatiu.
4. Modificacions
Per a informació sobre altes i baixes de becaris, vegeu Renúncia i substitució d’una beca de col·laboració en centres de la UB.
Versió: 06 (13-02-2023)