PROCEDIMENT TRAMITACIÓ VIATGES 
PER RAÓ DE SERVEI

 

Qui ho pot sol·licitar: PAS i PDI que hagi de viatjar per raó de servei.

Procediment:
  1. L’interessat o persona encarregada de la gestió del sector pressupostari al que pertanyi, haurà de demanar pressupost o valoració de la reserva del transport, allotjament i/o altres, a qualsevol de les tres agències de viatges homologades per la Universitat de Barcelona:

    2. Agències
     
  2. Emplenar model normalitzat de l'imprès (en paper) d’Autorització de Viatge.

Els impresos els facilita la Unitat de Comptabilitat.

Instruccions específiques:

  1. Document de despesa SICUB Disposició "D" o Autorització-Disposició "AD" :

Instruccions específiques:

Número expedient: Es posarà, amb caràcter obligatori, AV seguit del número d'Autorització de Viatge (sense espais, barres, guionets, zeros, etc). Atès que el número d'expedient és el camp que ens permet localitzar el número d'AD, qualsevol document que incompleixi aquest requisit s'haurà d'anul·lar i tornar a gravar correctament.

Exemple: Núm. Autorització Viatge = 25222
               Número expedient: AV25222

Tercer AD: DINERS CLUB SPAIN SA
                    NIF: A28007813

Per dubtes sobre gravació i aprovació de documents de despesa al SICUB, veure Introducció operació despesa i Aprovació operacions a la Web de Gestió Econòmica.

  1. S'ha d'enviar per fax a l'agència corresponent l'autorització de viatge i el document de despesa "D" o "AD". Aquest és un requisit indispensable per la confirmació de la reserva del viatge.

    2. Quan excepcionalment no es pugui gravar el document SICUB, caldrà posar-se en contacte amb la Unitat de Comptabilitat per tal que sigui aquesta qui gestioni la confirmació amb l'agència de viatges.

Pagament

La unitat de Comptabilitat completarà el procés de pagament a l'agència de viatges, gravant el document comptable OK i enviant-lo a l'Administració de Centre o Unitat que correspongui per el seu arxiu.
 

Anul·lació o Disminució de l'import de l'Autorització de Despesa

Anul·lació del viatge: Si la reserva de viatge no es porta a terme, en la seva totalitat o en part, en cap cas l'òrgan gestor de la despesa podrà realitzar l'anul·lació del document d'autorització de despesa SICUB "D" o "AD". Caldrà sol·licitar a Comptabilitat aquesta anul·lació.

Variacions negatives de l'autorització de despesa: Si cal disminuir l'import inicial del document de despesa "D" o "AD", en cap cas l'òrgan gestor de la despesa podrà realitzar la variació ("D-"). Caldrà sol·licitar a Comptabilitat aquesta variació.

 

Abonament de viatges

Se seguirà aquest procediment tan aviat com es produeixi una modificació del viatge que impliqui l’anul·lació o minoració de l’import inicial, un cop el viatge ja estigués confirmat, és a dir, ja s’hagués enviat  a l’Agència de Viatges els documents de despesa (AD o D) i l’autorització de viatge (AV).

Procediment:

  1. Informar-se a l’Agencia de Viatges de l’estat de la facturació del viatge sol·licitat inicialment:

    • En cas que el servei estigui emès, sol·licitar l’albarà d’abonament i de càrrecs.

    • Si el servei no s’ha emès, confirmar amb l’agència que no hi haurà cap càrrec.
       
  2. Enviar a la Unitat de Comptabilitat -Rosa Comanges-:

    • La sol·licitud d’abonament o anul·lació del viatge (per fax o email)

    • La informació recollida de l’agència de viatges, segons el punt anterior (servei emès o no emès).
    • Fotocòpia de l’AD i AV .

Comptabilitat comprovarà la informació a la facturació de Diners Club (a un mes vençut de la data de facturació dels càrrecs o abonaments) i procedirà a abonar en forma de Reintegrament de Pagament (RP), MC o AD (-), segons pertoqui.

L’usuari podrà comprovar al SICUB l’aplicació de l’abonament mitjançant la consulta de la partida pressupostària.

 

Dades de contacte

Unitat de Comptabilitat

Rosa Comanges
Telèfon: 93 403 54 64.
Correu electrònic: rcomanges@ub.edu

 

Última actualització:  08/07/2008