Ens adrecem als usuaris de SAP que emeten factures a cobrar a tercers amb l’objectiu d’optimitzar  els ingressos de la Universitat de Barcelona.

1 . MODIFICACIONS DE RETENCIONS D’INGRESSOS EN LES BASES D’EXECUCIÓ DEL PRESSUPOST 2017

Segons la nota informativa  publicada al web el passat 28 de juliol de 2017, hi ha variacions  en les retencions, referents a les càtedres, als convenis de recerca de nova creació i a les addendes noves de convenis signats anteriorment.

Pels convenis  anteriors a setembre del 2017 que s’hagin de facturar, continuarem utilizant els conceptes facturables: 120006, 120010 i 120012

Pels convenis nous, vigents a partir de setembre del 2017 s’utilitzaran els nous conceptes facturables:

• 120106 ESTUDIS, PROJECTES I CONVENIS RECERCA AFECTADA (82% PARA LOS CENTROS i 18% OVERHEAD)
• 120110 ESTUDIS, PROJECTES I CONVENIS ALTRES AFECTATS (82% PARA LOS CENTROS i 18% OVERHEAD)
• 120112 INGRESSOS CÀTEDRES (91% PARA LOS CENTROS i 9% OVERHEAD)

              Aquests canvis entren en vigor a partir de l’ 1 de setembre de 2017

2. DATA DE MERITAMENT SOL.LICITUD DE FACTURES

La data de meritament és la data en la qual s’ha realitzat la prestació del servei que es factura.

Seguint les instruccions d’hisenda:

Un servei prestat de l’1 al 15 del mes A ---- es disposa d'un mes per facturar (de mes a mes ). 

Exemples :

• Servei realitzat l’ 01/03/2017  es podrà facturar fins l’1/04/2017
• Servei realitzat el 03/03/2017 es podrà facturar fins el 3/04/2017
• Servei realitzat el 15/03/2017 es podrà facturar fins el 15/04/2017

Si la prestació és del 16 al 31 ------ es podrà facturar fins al 15 del mes següent.

Exemples :

• Servei realitzat el 16/03/2017 es podrà facturar fins el 15/04/2017
• Servei realitzat el 18/03/2017 es podrà facturar fins el 15/04/2017
• Servei realitzat el 25/03/2017 es podrà facturar fins el 15/04/2017
• Servei realitzat el 31/03/2017 es podrà facturar fins el 15/04/2017

Recomanació: en cas de dubte o que la data de meritament sigui molt anterior a la data de la sol·licitud de factura, podeu posar la mateixa data de la sol·licitud.

Així mateix, us recordem que s’ha d’annexar el document adjunt justificatiu a totes les sol·licituds de factura, incloent les electròniques i les rectificatives d’exercici corrent i d’exercicis anteriors, per tal que es comptabilitzin al sistema SAP.

3. CONTRACTES DE PERSONAL (COMPLEMENTS SALARIALS I NÒMINES)

Totes les factures  de contractes de personal son afectades a partir del 2017. Per tant, heu de demanar que s’obri  programa i fons, i obrir la partida d’ingressos abans de la realització de la sol·licitud de factura.

Els conceptes que s’han d’utilitzar són:

• 170004 per ingressos de gestió de nòmines
• 170005 pels contractes de personal
• 170006 pels contractes de la FBG i IL3  (Indicador impostos RG)
• 170007 per a beques de recerca FBG

4. DEUTORS

Abans de crear un nou deutor, s'ha de revisar si ja està creat al SAP mitjançant el camp del NIF. En cas que no ho estiguin donar-los d’alta correctament.

Així mateix us informem que existeixen uns deutors que estan bloquejats al SAP perquè es van crear erròniament, per tant, no es podran utilitzar per fer factures fins que es modifiquin. És aconsellable verificar que els deutors no estiguin bloquejats mitjançant la pantalla de “visualització de deutors”.

Alguns d’ aquests deutors són :

HOSPITAL CLÍNIC DE BARCELONA
Correcte: 2000665
Erroni: 3001147

UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS (CANARIES)
Correcte: 5001302
Erroni:2000385

BIRMINGHAM CITY COUNCIL
Correcte: 4000732
Erroni: 7000050 ; 5001108

5. CREACIÓ DE PARTIDES

En el moment de fer la sol·licitud de factura i escollir el concepte facturable corresponent, si el sistema us diu que “la partida d’ingressos no és vàlida”, heu de crear la partida que us indica la pròpia sol·licitud a la pestanya  “Dades per Comptabilitat” (Centre Gestor  + Classificació econòmica + E2017G o E2017A si és afectada amb fons i programa).

6. FACTURES RECTIFICATIVES (ANUL.LACIÓ DE FACTURES)

En una factura rectificativa obligatòriament s'hi ha d'adjuntar un document o un escrit motivat pel qual una factura s’anul.la. A més, s’ha de comprovar que la factura no estigui cobrada parcialment o totalment per part del client. Es pot fer la consulta per les partides individuals del deutor abans de fer la sol·licitud de factura rectificativa.

Les sol·licituds de factures rectificatives es realitzaran sota els següents supòsits :

• Quan la factura original presenti qualsevol tipus d’errada i, per tant, calgui anul·lar-la per tornar-la a gravar correctament.
• Per raons del concepte facturable, devolució de béns o serveis prestats parcialment o no prestats. Cal recordar que la rectificació sempre es realitzarà per la totalitat de la factura. És a dir, no es poden fer abonaments ni rectificacions parcials de l’import total de la factura. El procediment en aquest cas és fer la sol·licitud de rectificativa de la factura original i tornar a facturar amb import correcte.
• Quan per factors aliens a la pròpia UB calgui rectificar la factura d’exercicis anteriors per tornar a facturar dins l’exercici corrent.

NO s’ ha de fer sol.licitud de factura rectificativa:

• Per impagament, ja sigui perquè el client aixi ho manifesta o perquè en tenim coneixement que aquest no es realitzarà. En aquests casos, la factura serà rectificada centralitzadament per la Unitat de Comptabilitat un cop hagi expirat el termini de prescripció del cobrament.
• Per causes no especificades anteriorment, caldrà consultar a la Unitat d’Ingressos de Comptabilitat.

7. DOCUMENTACIÓ DELS INGRESSOS

Des de l’ Àrea d’ Ingressos de  Comptabilitat ens trobem amb dificultats per identificar a què correspon el gran volum d’ingressos que rebem diàriament. Per tal d’agilitzar-ne la comptabilització i fer la incorporació a les partides pressupostàries corresponents, us demanem:

• Fer el seguiment als comptes de major de Tresoreria (en especial el compte 55401317) per comprovar a quina factura fan referència, revisant la descripció de l’ingrés i document/s adjunt/s (concepte del resguard de pagament, o altres). Us recordem que els comptes principals són:

55401800 Pels xecs
55401100 i 55401200 Per les divises
55401317 Per les transferències nacionals (el més habitual)

• En cas que no hi hagi suficient informació, adjuntar la major documentació possible que us hagi arribat per part del deutor, i si cal, contactar per confirmar a què correspon l’ingrés.

• Si preciseu de forma urgent de la incorporació d’un ingrés, o qualsevol dubte, caldrà que us adreceu al correu genèric ingressos@ub.edu, havent-se assegurat abans que l’ingrés està degudament documentat amb el nº de factura.

• Pel que fa als ingressos referents a les liquidacions de congressos, donat que no se sap si hi ha o no factures relacionades, totes les facultats i departaments que teniu un compte auxiliar on rebeu ingressos diversos, a l’hora de fer el traspàs al compte comptable de transferències, afegiu un concepte en el moment de fer l’ingrés (text de l’ingrés), on indiqueu els números de les factures relacionades. En cas que no hi hagi factures s’ha de posar específicament una frase tipus “sense factures relacionades”. També podeu enviar un correu a ingressos@ub.edu.

Així mateix, respecte les activitats de secretaria, si hi ha factures emeses, s’han de comunicar a gsoler@ub.edu (les que es recaptin pel GIGA) o lauradiazgalera@ub.edu (per targeta de crèdit).

No es poden comptabilitzar ingressos que no tinguin una informació clara i determinant, per la qual cosa esperem la màxima col·laboració possible.

8. SEGUIMENT FACTURES PENDENTS DE COBRAMENT

Cal fer seguiment i control de les factures pendents de cobrament, i reclamar-les al deutor en cas d’endarreriment en l’abonament de les mateixes, dins l’exercici present, i d’anys anteriors si cal.

Recordem que la Unitat de Recaptació realitza aquesta tasca, però ho fa sobretot per a exercicis anteriors.

9. INCORPORACIÓ DELS INGRESSOS

Recordar que, en el moment de crear les sol·licituds de factures extraordinàries a modificar, a la pestanya “Partides de despesa” , és vital que indiqueu la posició pressupostària, projecte i fons (si procedeix), ja que en molts casos els camps estan buits.

La informació ha de ser-hi, per facilitar la tasca, i per tal d’evitar possibles errors.

Tornar