Utilitzación de los instrumentos de descripción del archivo y la bilbioteca

Los catálogos

Un catálogo es un conjunto organizado de registros bibliográficos de los documentos de una colección, que puede ser la de un centro (por ejemplo, el catálogo de la Universitat de Barcelona) o la de un grupo de centros (por ejemplo, el Catálogo colectivo de las universidades de Catalunya ).

¿Qué nos aporta un catálago?

• Datos descriptivos del documento.

• Accesos que nos permiten llegar a estas descripciones.

• Datos necesarios para localizar los documentos en el conjunto de la colección.

La diferencia básica entre los catálogos y las bibliografías es que el catálogo hace referencia a unos ejemplares concretos de los documentos -los que forman parte de la colección- y da la localización. Las bibliografías, en cambio, describen el documento, hacen referencia a su existencia, pero no dicen nada de su localización.

¿Qué es un registro?

El registro bibliográfico es el resultado de la aplicación del trabajo de análisis documental, tanto de la forma como del contenido, a un documento. Es, pues, la representación de un documento mediante datos descriptivos que permitan su identificación y puntos de acceso que permitan su recuperación entre un conjunto de registros.

¿Cómo realizar una búsqueda en un catálago?

La mayoría de catálogos en línea permiten hacer búsquedas por diferentes conceptos, como por ejemplo el autor, el título, la materia, el lugar de publicación, el editor o impresor u otras. Para facilitar una utilización correcta de estas herramientas, las bibliotecas suelen incorporar instrucciones o consejos que conviene consultar antes de iniciar la búsqueda.

Normalmente, las búsquedas pueden ser simples o básicas –cuando se efectúan a partir de un término único- o bien combinadas o avanzadas -para las cuales suele ser necesario combinar varias posibilidades de busca por medio de operadores boleanos ( “y ,” “o” y “no”), con los resultados siguientes:

• Si usáis “Y” el catálogo mostrará sólo los documentos que contengan ambas palabras.

• Si usáis “O” el catálogo mostrará todos los documentos que contengan la primera palabra O la segunda palabra, O ambas a la vez.

• Si usáis “NO” el catálogo mostrará todos los documentos que contengan la primera palabra pero NO la segunda.

Las búsquedas se efectuarán en el campo que corresponde a cada registro (título, autor, materia...). Para que la busca se haga en todos los campos de los los documentos, debéis hacerla bajo el concepto “palabra clave” .

Los catálogos nos permiten identificar y localizar cualquier tipo de soporte documental, tanto impreso como electrónico..

La localización de los documentos en las bibliotecas

En la mayoría de bibliotecas, los fondos bibliográficos se ordenan a partir de una clasificación por materias, es lo que llamamos CDU (Clasificación Decimal Universal). A cada materia le corresponde un número. Así, en las bibliotecas de libre acceso este número aparece en la etiqueta que está enganchada en el lomo de los documentos, i recibe el nombre de signatura o signatura topográfica, ya que indica la localización del documento en el conjunto de la colección.