Utilització dels instruments de descripció de l'arxiu i la bilbioteca

Els catàlegs

Un catàleg és un conjunt organitzat de registres bibliogràfics que representen els documents d’una col·lecció, que pot ser la d’un centre (per exemple, el catàleg de la UB) o la d’un grup de centres (per exemple, el Catàleg col·lectiu de les universitats de Catalunya ).

Què ens aporta el catàleg

• Dades descriptives dels documents

• Punts d’accés que ens permeten d’arribar a aquestes descripcions

• Dades necessàries per localitzar els documents en el conjunt de la col·lecció.

La diferència bàsica entre els catàlegs i les bibliografies és que el catàleg fa referència a uns exemplars concrets dels documents -els que formen part de la col·lecció- i en dóna la localització. Les bibliografies, en canvi, descriuen el document, fan referència a la seva existència, però no diuen res de la seva localització.

Què és un registre

El registre bibliogràfic és el resultat de l’aplicació de les tasques d’anàlisi documental, tant de la forma com del contingut, a un document. És, doncs, la representació d’un document mitjançant dades descriptives que permetin la seva identificació i punts d’accés que permetin la seva recuperació entre un conjunt de registres.

Com es fa una cerca en els catàlegs

La majoria de catàlegs en línia permeten fer cerques per diferents conceptes, com ara l’autor, el títol, la matèria, el lloc de publicació, l’editor o impressor,o altres. Per a facilitar una utilització correcta d’aquestes eines, les biblioteques solen incorporar instruccions o consells que cal consultar abans d’iniciar la cerca.

Normalment, les cerques poden ser simples o bàsiques –quan la cerca s’efectua a partir d’un terme únic- o bécombinades o avançades -per a les quals sol ser necessari de combinar diverses possibilitats de cerca per mitjà d’operadors booleans ( “i”, “o”, i “no”), amb els resultats següents:

• Si feu servir “I” el catàleg mostrarà només els documents que continguin ambdues paraules.

• Si feu servir “O” el catàleg mostrarà tots els documents que continguin la primera paraula O la segona paraula O ambdues alhora.

• Si feu servir “NO” el catàleg mostrarà tots els documents que continguin la primera paraula però NO la segona.

Les cerques s’efectuaran en el camp corresponentde cada registre (títol, autor, matèria...). Per tal que la cerca s’efectuï a tots els camps de tos els documents, heu de fer-la sota el concepte “paraula clau” .

Els catàlegs ens permeten identificar i localitzar qualsevol tipus de suport documental, tant imprès com electrònic.

La localització dels documents a les biblioteques

A la majoria de biblioteques el fons bibliogràfic es troba situat segons una classificació per matèries, és el que anomenem CDU (Classificació Decimal Universal). A cada matèria li correspon un número. Així, s’ordenen junts els documents que tracten la mateixa matèria. Normalment, en les biblioteques de lliure accés, aquest número apareix a l’etiqueta que està enganxada al llom dels documents, i rep el nom de signatura (o signatura topogràfica) ja que indica la localització espacial del document en el conjunt de la col·lecció.